Hilfe und Benutzerhandbuch

Vor dem Start

Für eine bereits eingerichtete Installation benötigst du die Anmeldeadresse sowie ein aktives lokales, LDAP- oder SSO-Konto.

Der technische Betreiber startet das ausgelieferte Docker-Paket und stellt den Einrichtungscode bereit. Organisation, Integrationen und das erste Konto werden danach im Browser eingerichtet.

So gehst du vor

1. Wähle bei Bedarf unten in der Navigation Deutsch oder English. Die Auswahl gilt auch für Datumsformate und Benachrichtigungen, soweit dein Konto dies unterstützt.
2. Gib E-Mail-Adresse oder Benutzername und dein Passwort ein. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung folgt ein Code aus der Authenticator-App oder ein unbenutzter Wiederherstellungscode.
3. Wenn SSO oder SAML angeboten wird, wähle den passenden Anbieter. Die Schaltfläche trägt den Namen, den dein Betrieb vergeben hat. Inventonia leitet dich zum Identitätsdienst weiter und bringt dich nach erfolgreicher Anmeldung zurück.
4. Nach der Anmeldung öffnet Inventonia den Bereich deiner Rolle: Dashboard für Administration, Inventar für Bearbeitung, Berichte für Lesende und Prüfende und Meine Zuweisungen für Ausleihende.

Wenn es nicht funktioniert

Eine abgelehnte Anmeldung kann auf falsche Zugangsdaten, ein deaktiviertes Konto, fehlende Verzeichnisverbindung oder eine abgelaufene Lizenz zurückgehen. Prüfe zuerst Schreibweise und gewählten Anmeldeweg; wende dich danach an die Administration.

Vor dem Start

Der E-Mail-Versand muss eingerichtet sein und das lokale Konto benötigt eine erreichbare E-Mail-Adresse. Die Bestätigung lässt nicht erkennen, ob das eingegebene Konto existiert.

So gehst du vor

1. Öffne auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?“, gib die Konto-E-Mail-Adresse ein und fordere den Link an.
2. Öffne ausschließlich den neuesten Link aus der E-Mail. Er gilt nur einmal und nur innerhalb seines Gültigkeitszeitraums.
3. Vergib ein neues Passwort, das alle eingeblendeten Anforderungen erfüllt, bestätige es und melde dich anschließend neu an.

Wenn es nicht funktioniert

Warum kommt keine Mail an? Inventonia meldet aus Sicherheitsgründen immer „Wenn für … ein Konto existiert, wurde der Link an diese Adresse gesendet.“ – auch wenn es kein Konto gibt. Prüfe den Spam-Ordner. Bleibt die Mail aus, ist bei der Installation kein Mailversand eingerichtet; dann setzt die Administration das Passwort unter „Benutzerkonten“ mit „Passwort setzen“.

Vor dem Start

Der Umfang der Navigation hängt von deiner Rolle und den freigeschalteten Lizenzfunktionen ab. Fehlende Menüpunkte sind daher nicht automatisch ein Fehler.

So gehst du vor

1. Auf großen Bildschirmen wechselst du über die linke Seitenleiste zwischen Arbeitsbereichen. Auf kleinen Bildschirmen öffnet „Navigation öffnen“ dieselben Einträge als fokussierten Dialog; Escape schließt ihn.
2. Oben stehen die täglichen Ziele ohne Überschrift, darunter die Abschnitte „Abläufe“, „Bestände und Lizenzen“, „Unterlagen“, „Mein Bereich“ und „Verwaltung“. Jeder Abschnitt lässt sich einzeln auf- und zuklappen; welcher offen ist, merkt sich dieser Browser für dein Konto. Über der Seite nennt eine Zeile den Abschnitt und die geöffnete Seite.
3. Im Seitenkopf bleibt die Hauptaktion immer sichtbar. Wird der Platz knapp, rücken die Nebenaktionen in das Menü „Weitere Aktionen“ hinter dem Titel. Eine Zahl im Seitenkopf führt auf genau den Filter, den sie benennt.
4. Jede Liste filtert gleich: „Filter“ öffnet die Auswahl und zeigt, wie viele Filter gesetzt sind, „Filter anwenden“ übernimmt sie, „Zurücksetzen“ räumt sie weg. Gesetzte Filter stehen danach als einzeln entfernbare Marken über der Tabelle.
5. Drücke außerhalb eines Eingabefelds Strg+K oder Cmd+K, um die globale Suche zu öffnen. Ab zwei Zeichen durchsucht sie die Bereiche, die deine Navigation auch zeigt. Oben stehen die besten Treffer, darunter die übrigen nach Bereich. Mehrere Wörter gehen in beliebiger Reihenfolge. Die Pfeiltasten wählen Treffer, Enter öffnet sie.
6. Nutze den Dichte-Schalter für eine kompakte oder komfortable Darstellung. Der Design-Schalter wechselt zwischen Systemvorgabe, hell, dunkel und hohem Kontrast. Diese Optionen ändern keine Daten.
7. Wähle die Sprache in der Seitenleiste. Bereits geöffnete Formulare solltest du vor einem Sprachwechsel speichern, damit keine Eingaben verloren gehen.

Wenn es nicht funktioniert

Lädt die globale Suche nicht, öffne den gewünschten Bereich direkt und filtere dort. Wiederhole die Suche nach dem Neuladen; anhaltende API-Fehler meldest du mit der angezeigten Support-Kennung an die Administration.

Vor dem Start

Das Handbuch erreicht jedes Konto, auch ein Ausleihkonto, und es bleibt vor der Anmeldung und bei gesperrter Lizenz verfügbar.

So gehst du vor

1. Öffne „Hilfe und Benutzerhandbuch“. Jede Anleitung steht zunächst mit Titel und Zusammenfassung da; ein Klick auf den Titel klappt sie auf.
2. Nutze links unter „Kapitel“ das Inhaltsverzeichnis. Jedes Kapitel lässt sich aufklappen und führt einzeln zu jeder Anleitung; „Zum Kapitelanfang“ springt an den Kapitelanfang.
3. Gib im Feld „Handbuch durchsuchen“ einen Begriff ein. Die Suche berücksichtigt Titel, Zusammenfassungen, Schritte, Rollen, Lizenzfunktionen und verwandte Begriffe, öffnet die Treffer und hebt den Begriff hervor. „Suche zurücksetzen“ schließt sie wieder.
4. Die Suche steht in der Adresszeile. Kopiere die Adresse, um genau dieses Suchergebnis weiterzugeben. Für eine einzelne Anleitung wählst du stattdessen „Link kopieren“; der Link öffnet sie direkt aufgeklappt.
5. Wähle „Handbuch drucken“ für die vollständige Fassung. Zum Drucken werden alle Anleitungen aufgeklappt und danach wieder in den vorherigen Zustand gebracht.

Wenn es nicht funktioniert

Warum findet die Suche nichts? Sie sucht wörtlich. Suche nach der Beschriftung auf dem Bildschirm, zum Beispiel „Sichtbarkeit“ statt „Archiv“, oder nach dem Bereichsnamen. „Keine passende Anleitung gefunden“ nennt genau diesen Hinweis. Meldet „Link kopieren“ einen Fehler, verbietet der Browser den Zugriff auf die Zwischenablage – kopiere die Adresse dann aus der Adresszeile.

Vor dem Start

Rollen gehören zum Anmeldekonto. Ein Mitarbeitendeneintrag allein gewährt keinen Zugriff; die Verknüpfung verbindet lediglich Konto und Person für Self-Service und Nachvollziehbarkeit.

So gehst du vor

1. Administratoren verwalten zusätzlich Konten, Audit-Protokoll, Lizenz, Systemeinstellungen und Verzeichnisintegration. Sie dürfen alle Änderungen ausführen.
2. Bearbeitende pflegen Inventareinträge, Mitarbeitende, Zuweisungen, Importe, Inventuren und freigeschaltete Vorgänge. Sicherheits- und Systemeinstellungen bleiben ausgeschlossen.
3. Lesende lesen Bestände, Personen, Berichte, Importaufträge, Inventursitzungen, lizenzierte Planungsbereiche und freigegebene Exporte. Übernahme, Bewertung und jede andere Fachänderung bleiben ihnen verschlossen.
4. Prüfende sind eine rein lesende Rolle, die eine Administration in der Benutzerverwaltung erst anbieten muss. Sie erreichen Berichte, Inventuren, frühere Geräteinventuren, das Änderungsprotokoll und das eigene Konto; Inventar, Personen, Dokumente, Bestellungen und Einstellungen bleiben geschlossen.
5. Ausleihende landen nach der Anmeldung auf „Meine Zuweisungen“ und erreichen daneben „Kalender“, „Geräte und Sitzungen“, „Browser-Benachrichtigungen“, „Datenschutz“, „Sicherheit & Konto“ und das Handbuch. Sie prüfen eigene aktive und vergangene Zuweisungen, bestätigen den Empfang und stellen Rückgabeanfragen. Jeder andere Arbeitsbereich führt sie zurück auf „Meine Zuweisungen“.
6. Die Anmeldequelle legt keine Berechtigung fest: Lokale, LDAP- und SSO-Konten benötigen jeweils eine passende Rolle. Die Personenverknüpfung schaltet Self-Service frei, erhöht aber keine Rechte.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlt ein Bereich oder eine Aktion, prüfe in dieser Reihenfolge: angemeldetes Konto, Rolle, Lizenzfunktion, Sichtbarkeit des Datensatzes (aktiv oder archiviert) und externe Kontoverwaltung. Ein Mitarbeitendenprofil ohne Benutzerkonto gewährt keinen Zugriff.

Vor dem Start

Du benötigst ein aktives Inventonia-Konto und eine Kalenderanwendung, die Internetkalender im iCalendar-Format unterstützt.

So gehst du vor

1. Öffne im Self-Service „Kalender“ und erzeuge einen persönlichen Kalenderlink.
2. Kopiere den Link direkt nach dem Erzeugen. Füge ihn in Outlook, Apple Kalender oder der eingesetzten Kalenderanwendung als neues Internetkalender-Abonnement ein.
3. Prüfe nach dem ersten Abruf den angezeigten Zeitpunkt „Zuletzt abgerufen“. Kalenderanwendungen aktualisieren abonnierte Kalender nach ihrem eigenen Zeitplan.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlen neue Termine, aktualisiere das Abonnement in der Kalenderanwendung. Bleibt „Zuletzt abgerufen“ unverändert, ersetze den Link und richte das Abonnement erneut ein.

Vor dem Start

Für Browser-Benachrichtigungen müssen Betreiberkonfiguration, Browserunterstützung und Benachrichtigungsberechtigung verfügbar sein.

So gehst du vor

1. Öffne „Geräte und Sitzungen“, prüfe Browser, Betriebssystem, IP-Adresse und letzte Nutzung und beende unbekannte Geräte einzeln oder alle anderen Sitzungen.
2. Öffne „Browser-Benachrichtigungen“, aktiviere dieses Gerät nach der Browserabfrage und entferne Geräte, die keine Hinweise mehr erhalten sollen.
3. Öffne „Datenschutz“, um den eigenen personenbezogenen Export herunterzuladen oder eine Löschanfrage zu stellen. Eine offene Anfrage kann zurückgezogen werden.
4. Hat dein Betrieb ein Zeitlimit für untätige Sitzungen eingestellt, meldet sich kurz vor dem Ende der Dialog „Sitzung läuft ab“. „Angemeldet bleiben“ setzt die Zeit zurück; ohne Reaktion endet die Anmeldung, und nicht gespeicherte Eingaben gehen verloren. Eine laufende Kamera-Inventur hält die Sitzung offen und wird nie unterbrochen. Ohne eingestelltes Zeitlimit erscheint der Dialog nicht.

Wenn es nicht funktioniert

Warum fragt Inventonia vor dem Abmelden nach? Vor „Auf diesem Gerät abmelden“ und „Alle anderen Sitzungen beenden“ steht eine Rückfrage, weil nicht abgeschickte Eingaben verloren gehen und eine beendete Sitzung nicht zurückgeholt werden kann. Auch die Löschanfrage bestätigst du erst im Dialog.

Warum lässt sich „Auf diesem Gerät aktivieren“ nicht auswählen? Dann hat der Browser die Benachrichtigungsberechtigung abgelehnt, oder der Betreiber hat Web Push nicht eingerichtet. In diesem Fall steht auf der Seite „Web Push nicht verfügbar“.

Vor dem Start

Die Installation wird nur angeboten, wenn Browser, sichere Verbindung und Serverkonfiguration sie unterstützen.

So gehst du vor

1. Wähle „App installieren“, sobald Inventonia den Hinweis anzeigt. Auf iPhone und iPad nutzt du in Safari Teilen und danach Zum Home-Bildschirm.
2. Wenn eine neue Version bereitsteht, speichere offene Eingaben und wähle „Jetzt aktualisieren“. Danach arbeitet die App mit dem aktuellen Stand.
3. Bei Verbindungsverlust bleiben bereits geladene Ansichten möglicherweise sichtbar. Warte mit Suchen, Uploads und Änderungen, bis die Verbindung wiederhergestellt ist.

Wenn es nicht funktioniert

Es gibt genau eine Ausnahme: Einen zugeteilten Zählauftrag kannst du unter „Inventuren“ mit „Offline vorbereiten“ auf dem Gerät speichern und ohne Verbindung zählen. Alles andere – Zuweisungen, Buchungen, Statusänderungen – braucht eine Verbindung und wird nicht nachgereicht.

Vor dem Start

Die Filter bestimmen die gesamte Ergebnismenge. Mit der zusätzlichen Suche direkt über der Tabelle grenzt du die angezeigte Seite weiter ein. Lesen, Bearbeitung und Administration sehen dieselbe Liste; nur Bearbeitung und Administration bekommen zusätzlich die Spalte „Aktion“ und die Auswahlkästchen.

So gehst du vor

1. Gib in „Inventar durchsuchen“ einen Begriff ein und wähle unter „Suchfeld“, ob „Alle Angaben“, „Name“, „Seriennummer“, „Inventarnummer“ oder „Modell“ durchsucht werden.
2. Öffne „Filter“ für „Kategorie“, „Modell“, „Standort“, „Zugewiesen an“, „Status“, „Zustand“ und „Datenqualität“. „Status“ und „Zustand“ sind Mehrfachauswahlen; unter „Datenqualität“ stehen „Seriennummer fehlt“, „Standort fehlt“, „Ersatzplanung unvollständig“, „Wert nicht ermittelbar“, „Ausmusterungsnachweis unvollständig“ und „Zuordnungsstatus widersprüchlich“.
3. Wähle unter „Sichtbarkeit“ zwischen „Aktive Einträge“, „Archivierte Einträge“ und „Aktive und archivierte Einträge“. Standardmäßig bleibt die operative Liste auf aktive Einträge begrenzt.
4. Lege „Sortierung“, „Richtung“ und „Zeilen pro Seite“ fest und wähle „Suchen“. Jeder gesetzte Filter erscheint darunter unter „Aktive Filter“ als einzeln entfernbarer Eintrag; „Alle Filter entfernen“ setzt sie gemeinsam zurück.
5. Die Tabelle zeigt standardmäßig „Inventareintrag“, „Kategorie“, „Modell“, „Standort“, „Status“ und „Aktualisiert“. „Bild“, „Zustand“, „Zugewiesen an“, „Inventarnummer“ und „Seriennummer“ blendest du unter „Weitere“ und „Spalten“ dazu. Ein archivierter Eintrag trägt unter seinem Namen den Hinweis „Archiviert“. Die vollständige Spaltenreferenz steht im Handbuch, Abschnitt 6.3.5.

Wenn es nicht funktioniert

Ein leerer Treffer trotz sichtbarer Daten entsteht häufig durch die Suche oberhalb der Tabelle. Setze zuerst diese Eingabe und danach die übrigen Filter zurück.

Vor dem Start

Eine gespeicherte Ansicht gehört zu deinem Benutzerkonto. Spaltenpräferenzen werden für die aktuelle Browsernutzung gespeichert.

So gehst du vor

1. Stelle die gewünschten Filter ein, vergib im Bereich „Gespeicherte Ansichten“ einen eindeutigen Namen und speichere die Ansicht.
2. Öffne eine gespeicherte Ansicht, um deren Filter erneut anzuwenden. Lösche sie nur, wenn sie nicht mehr benötigt wird; dadurch werden keine Inventareinträge gelöscht.
3. Blende über „Spalten“ Spalten ein oder aus. Die Darstellungsdichte (komfortabel oder kompakt) wechselst du oben in der Kopfzeile. Ein Klick auf sortierbare Spaltenüberschriften ändert die Reihenfolge.
4. Das Feld „Auf dieser Seite filtern“ unmittelbar über der Tabelle grenzt nur die aktuelle Seite ein. Öffne den Namen des Eintrags oder „Details“, um den Datensatz aufzurufen.

Wenn es nicht funktioniert

Warum sieht jemand anderes meine gespeicherte Ansicht nicht? Gespeicherte Ansichten gehören zum eigenen Konto und werden nicht geteilt. Teile stattdessen die Adresszeile: sie enthält alle Filter. Ein- und ausgeblendete Spalten und die Tabellendichte gelten pro Browser, nicht pro Ansicht.

Vor dem Start

Mindestens eine aktive Kategorie muss vorhanden sein. Standort und Lieferant sind optional, sollten aber vorab als Stammdaten angelegt sein, wenn sie einheitlich ausgewertet werden sollen.

Die Inventarnummer ist die interne, stabile Kennung. Die Seriennummer stammt meist vom Hersteller und ersetzt die Inventarnummer nicht.

So gehst du vor

1. Öffne „Inventar erfassen“, wähle eine Kategorie und trage einen verständlichen Namen ein. Kategorie, Standort oder Lieferant lassen sich bei Bedarf direkt aus dem Formular anlegen.
2. Wähle optional ein Modell aus der gewählten Kategorie. Standardwerte für Garantie und Nutzungsdauer füllen nur leere Inventarfelder; eigene Eingaben bleiben erhalten.
3. Lass eine Inventarnummer automatisch erzeugen oder aktiviere die manuelle Eingabe. Prüfe eingeblendete Dublettenhinweise für Inventar- und Seriennummer, bevor du fortfährst.
4. Ergänze nur die Angaben, die du brauchst: etwa Status, „Zustand“, Standort, Lieferant, Kaufdatum, Kaufpreis, „Restwert“, Garantie, „Abschreibung (Monate)“, Arbeitsplatz oder interne Notizen. Beschaffung und Notizen sind eingeklappt und öffnen sich mit einem Klick.
5. Setzt du den Status auf „Zugewiesen“, erscheinen Personensuche, „Geplante Rückgabe“ und „Hinweis zur Übergabe“. Ohne Person lehnt Inventonia diesen Status ab; bei jedem anderen Startstatus darf keine Person ausgewählt bleiben.
6. Kategoriespezifische Felder erscheinen nach der Kategorienauswahl. Pflichtfelder müssen ausgefüllt werden; Auswahlfelder akzeptieren nur die vorgegebenen Werte.
7. Speichere mit „Inventar speichern“. „Speichern und weiteren Eintrag erfassen“ öffnet anschließend ein leeres Formular. Häufige Kombinationen kannst du als persönliche Vorlage ablegen.
8. Beim Klonen werden geeignete Stammdaten und Sachfelder übernommen, eindeutige Kennungen jedoch neu erfasst oder erzeugt. Prüfe alle übernommenen Werte vor dem Speichern.

Wenn es nicht funktioniert

Beim Duplizieren bleiben Seriennummer, Inventarnummer, „Zustand“ und das Bild bewusst leer: das sind Angaben des einzelnen Geräts, nicht der Vorlage. Trage sie am neuen Eintrag nach.

Lässt sich nicht speichern, prüfe die Dublettenhinweise zu Inventar- und Seriennummer und die Pflichtfelder der Kategorie. Eine Inventarnummer, die es schon gibt, wird abgewiesen.

Vor dem Start

Status und Zustand sind zwei verschiedene Angaben. Der Status beschreibt den Lebenszyklus („Auf Lager“, „Zugewiesen“, „Wartung“, „Ausgemustert“), der Zustand die Beschaffenheit. Ein Gerät kann „Auf Lager“ und trotzdem „Defekt“ sein.

So gehst du vor

1. Wähle den „Zustand“ im Erfassungs- oder im Bearbeitungsformular: „Neu“ (unbenutzt oder neuwertig), „Gut“ (einsatzbereit, keine nennenswerten Spuren), „Gebraucht“ (sichtbare Gebrauchsspuren, weiterhin einsatzbereit) oder „Defekt“ (nicht einsatzbereit, Reparatur oder Ersatz nötig). „Nicht erfasst“ bleibt ein gültiger Wert.
2. Lade das Bild im Bearbeitungsformular über „Bild hochladen“ hoch, später über „Bild ersetzen“. Erlaubt sind JPEG, PNG oder WebP bis 5 MB; die Seite nennt die geltende Grenze unter dem Feld.
3. Auf der Detailseite steht der Zustand als Kennzeichen neben dem Status; das Bild öffnest du über „Bild groß anzeigen“.
4. Blende in der Inventarliste über „Weitere“ und „Spalten“ die Spalten „Bild“ und „Zustand“ ein. Beide sind standardmäßig ausgeblendet. Unter „Zustand“ in den Filtern wählst du mehrere Zustände gleichzeitig aus.
5. Willst du das Bild wieder loswerden, wähle „Bild entfernen“ und bestätige. Das Bild wird vom Inventareintrag gelöst; die Datei bleibt als Anhang erhalten und wird erst dort endgültig gelöscht.

Wenn es nicht funktioniert

Meldet der Upload „Dieses Dateiformat ist als Bild nicht zulässig.“, ist die Datei kein JPEG, PNG oder WebP – ein HEIC-Foto vom iPhone musst du vorher umwandeln. Bei „Das Bild ist größer als …“ verkleinerst du das Foto; als Anhang sind größere Dateien weiterhin erlaubt.

Der Zustand lässt sich importieren, das Bild nicht. Erlaubt sind in der Importspalte nur Neu, Gut, Gebraucht und Defekt; eine leere Zelle lässt den gespeicherten Zustand unverändert. In der Sammelanlage gibt es weder Zustand noch Bild – beides trägst du danach am Eintrag nach.

Vor dem Start

Die Inventareinträge sollten dieselbe Kategorie und weitgehend gleiche Rahmendaten besitzen. Für große oder heterogene Datenmengen ist der Dateiimport geeigneter.

So gehst du vor

1. Wähle gemeinsame Stammdaten und füge für jedes physische Gerät eine eigene Zeile hinzu.
2. Trage pro Zeile Name, Inventarnummer und gegebenenfalls Seriennummer ein. Eindeutige Werte dürfen weder im Bestand noch innerhalb der aktuellen Liste doppelt vorkommen.
3. Behebe markierte Konflikte und starte die Erstellung. Prüfe danach die Zusammenfassung für erfolgreiche und fehlgeschlagene Zeilen.
4. Öffne fehlgeschlagene Zeilen gezielt, korrigiere ihre Daten und sende nur diese erneut. Bereits erstellte Inventareinträge werden dadurch nicht verdoppelt.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich die Serie nicht anlegen? Inventonia meldet, in wie vielen Zeilen Inventar- oder Seriennummern noch nicht konfliktfrei sind, und nennt die Zeile, mit der eine Nummer kollidiert. Höchstens 100 Zeilen sind je Durchgang möglich. Erfolgreiche Zeilen werden geleert, fehlerhafte bleiben mit ihren Daten stehen.

Vor dem Start

Bearbeiten können Administration und Bearbeitende. Betrachtende können Details, Verlauf und zulässige Downloads lesen.

So gehst du vor

1. Prüfe oben Inventarnummer, Status und Archivkennzeichnung. Von der Übersicht gelangst du direkt zur aktuellen Zuweisung und zu ähnlichen Inventareinträgen.
2. Die Seite ist in Blöcke geteilt: der Kopf mit Bild, Status und Zustand, die „Übersicht“ mit Beschreibung, Kaufdaten und den Wertfeldern „Buchwert heute“, „Abschreibung pro Monat“ und „Abschreibung endet am“, die „Details“ mit Kennzeichnung, Einordnung, Beschaffung, Lebenszyklus und Zusatzfeldern, dazu Zuweisungen, Anhänge und Verlauf.
3. Die Wertfelder erscheinen nur, wenn „Kaufpreis“, „Währung“, „Gekauft am“ und „Abschreibung (Monate)“ alle gefüllt sind. Fehlt eines davon, bleiben sie leer, statt null zu zeigen. Die vollständige Feldreferenz steht im Handbuch, Abschnitt 6.1.1.
4. Öffne „Bearbeiten“, ändere die betroffenen Felder und speichere. Prüfe bei einem Kategorienwechsel besonders die neuen oder entfallenden Zusatzfelder.
5. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.1 – Inventareintrag bearbeiten.
6. Nutze das Datenblatt für eine kompakte Ausgabe des aktuellen Stands eines Inventareintrags. Zuweisungsprotokolle stehen bei den jeweiligen Einträgen der Zuweisungshistorie bereit.
7. Filtere den Verlauf nach Ereignisart, Zeitraum oder Suchtext, um Änderungen, Importe, Inventurergebnisse und Bewegungen nachzuvollziehen.

Wenn es nicht funktioniert

Warum erscheint beim Speichern ein Vergleich? Dann hat jemand anderes denselben Eintrag geändert, seit du das Formular geöffnet hast. Inventonia zeigt „Aktueller Stand“ neben „Deine Eingaben“. Wähle „Eigene Eingaben übernehmen“, wenn deine Fassung stimmt, sonst „Aktuellen Stand öffnen“ und trage deine Änderung erneut ein.

Vor dem Start

Inventareintrag und Mitarbeitendeneintrag müssen aktiv sein. Nur ein Inventareintrag mit Status „Auf Lager“ kann neu zugewiesen werden.

So gehst du vor

1. Öffne die Inventardetailseite und wähle „Zuweisen“. Suche die Person nach Name, E-Mail oder Personalnummer und kontrolliere die ausgewählte Identität.
2. Ergänze Übergabezeitpunkt, erwartetes Rückgabedatum und eine sachliche Übergabenotiz, soweit diese Informationen bekannt sind. Bestätige die Zuweisung.
3. Für eine direkte Weitergabe wählst du „Zuweisung ändern“. Inventonia beendet die bisherige Zuweisung und protokolliert die neue.
4. Bei einer Rücknahme wählst du „Zurücknehmen“, prüfst Fälligkeit und Übergabenotiz und entscheidest zwischen „Auf Lager“ und „Wartung“. Für Wartung ist ein konkreter Rückgabehinweis Pflicht.

Wenn es nicht funktioniert

Warum kann ich den Eintrag nicht zuweisen? „Inventar zuweisen“ ist nur bei Status „Auf Lager“ möglich; der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Bei „Wartung“ oder „Unterwegs“ änderst du zuerst den Status beziehungsweise buchst den Empfang, bei „Ausgemustert“ wählst du „Inventar reaktivieren“. Ein archivierter Eintrag muss erst wiederhergestellt werden.

Vor dem Start

Die vier kontrollierten Status sind „Auf Lager“, „Zugewiesen“, „Wartung“ und „Ausgemustert“. Zuweisung, Ausmusterung und Reaktivierung besitzen eigene Vorgänge.

So gehst du vor

1. Verwende „Status ändern“ nur für den Wechsel zwischen „Auf Lager“ und „Wartung“. „Zugewiesen“ entsteht ausschließlich durch eine Zuweisung.
2. Wähle „Inventar ausmustern“ und erfasse Verbleib, Grund und Datenträgerstatus. Abgeschlossene Bereinigungen benötigen Datum und Prüfnachweis; ein Beleg kann aus den aktiven Anhängen des Inventareintrags gewählt werden.
3. Beende vor der Ausmusterung aktive Reservierungen, Wartungen und Softwarelizenz-Zuweisungen. Ein aktiv zugewiesener Inventareintrag muss zuerst zurückgenommen oder umgehängt werden.
4. Soll der Inventareintrag wieder eingesetzt werden, wähle „Inventar reaktivieren“, lege „Auf Lager“ oder „Wartung“ als Ziel fest und erfasse den Rückführungsgrund. Der ursprüngliche Nachweis bleibt unverändert.
5. Zum Archivieren öffnest du „Weitere Aktionen“, wählst „Archivieren“ und bestätigst den Schritt. Der Inventarstatus bleibt dabei unverändert.
6. Zum Wiederherstellen filterst du die Inventarliste auf archivierte oder alle Inventareinträge, öffnest den Datensatz und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe anschließend Status und Stammdaten.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist „Status ändern“ ausgegraut? Bei einer aktiven Zuweisung beendest du diese zuerst; bei „Ausgemustert“ führt der Weg über „Inventar reaktivieren“. Vor dem Archivieren musst du den Namen des Eintrags eintippen – ohne genaue Eingabe bleibt die Bestätigung gesperrt.

Vor dem Start

Mit Leserechten sind CSV-, XLSX- und Etikettenexporte verfügbar. Änderungen, Zuweisungen und Archivierungen benötigen Bearbeitungsrechte.

So gehst du vor

1. Setze die Auswahlkästchen der gewünschten Zeilen oder wähle die sichtbare Seite vollständig aus. Kontrolliere die angezeigte Anzahl vor jeder Aktion.
2. Wähle „Mehrfachbearbeitung“, um nur ausdrücklich gesetzte Stammdaten zu ändern, oder „Status ändern“, um gemeinsam „Auf Lager“ oder „Wartung“ zu setzen. Ausmusterungen werden einzeln dokumentiert.
3. Für eine Sammelzuweisung wählst du eine Person und prüfst, ob alle Inventareinträge zuweisbar sind. Die Ergebnisliste weist fehlgeschlagene Datensätze einzeln aus.
4. CSV und XLSX beziehen sich auf die aktuellen Filter. Beim Etikettendruck wählst du Vorlage und Codeformat; die aktiven Filter druckt die gefilterte Menge, andernfalls die aktive Auswahl.
5. Prüfe bei Sammelarchivierung die Liste und bestätige erst, wenn keine aktiven Zuweisungen oder versehentlich ausgewählten Einträge enthalten sind.

Wenn es nicht funktioniert

Warum wurden nicht alle ausgewählten Einträge geändert? Inventonia meldet „Geändert: …. Nicht geändert: ….“ und listet jeden abgewiesenen Eintrag mit Grund – meist eine aktive Zuweisung oder ein Status, der die Aktion nicht zulässt. Korrigiere diese Einträge einzeln. CSV, XLSX und der Etikettenbogen folgen immer den aktiven Filtern, nicht der Zeilenauswahl.

Warum liest die Kamera ein Etikett nicht? Beim Erzeugen eines Etikettenbogens prüft Inventonia jeden QR-Code gegen den Kameralesevorgang und wählt ein Muster, das er sicher erkennt. Lässt sich ein älteres Etikett trotz sauberem Druck nicht lesen, drucke es neu.

Vor dem Start

Uploads benötigen Bearbeitungsrechte. Erlaubte Dateitypen und Größen werden im Upload-Feld geprüft; der Betreiber kann zusätzlich einen Malware-Scan erzwingen.

So gehst du vor

1. Öffne auf der Inventardetailseite den Abschnitt „Anhänge“, wähle eine Datei und kontrolliere Dateiname, Typ und Größe vor dem Hochladen.
2. Lade die Datei hoch und warte auf die Bestätigung. Öffne den Download danach testweise, wenn das Dokument für einen kritischen Prozess benötigt wird.
3. Nutze „Dokumente“ für die zentrale Suche. Bearbeitende können dort zeitlich begrenzte Freigabelinks mit optionaler Abrufgrenze erzeugen, Abrufe prüfen und den Link widerrufen.
4. Lösche einen Anhang nur nach Prüfung des Dateinamens im Bestätigungsdialog. Belege für Wartung oder Ausmusterung bleiben geschützt und können nicht über die normale Anhangsaktion entfernt werden.
5. Nutze im Verlauf Zeitraum, Ereignistyp und Textsuche. Änderungen zeigen vorherige und neue Werte, soweit das Ereignis diese Daten führt.

Wenn es nicht funktioniert

Warum wird die Datei nicht angenommen? Als Anhang sind PDF-, Office-, CSV-, ZIP-, PNG-, JPEG-, WebP- und Textdateien bis 10 MB erlaubt; für das Bild eines Inventareintrags gelten strengere Grenzen. Ein einmal widerrufener Freigabelink funktioniert dauerhaft nicht mehr – erzeuge für einen neuen Abruf einen neuen Link.

Vor dem Start

Die Bibliothek zeigt nur Dateien, deren zugehörigen Datensatz du sehen darfst. Hochgeladen wird weiterhin am Inventareintrag, an der Person oder am Vertrag, nicht hier.

So gehst du vor

1. Öffne „Dokumente“ und suche nach Dateiname, Inventareintrag, Inventarnummer oder Vertrag.
2. Grenze über die Filter ein: „Bezug“ (Inventar, Mitarbeitende, Verträge), „Standort“, „Dateityp“ (PDF, JPEG, PNG, WebP, TXT, CSV), „Vertraulichkeit“ (Intern, Vertraulich) sowie „Von“ und „Bis“ für das Hochladedatum.
3. Wähle „Öffnen“, um eine Datei herunterzuladen. Administratoren ändern die Vertraulichkeit direkt in der Zeile; die Änderung wird sofort gespeichert.
4. Steht unter dem Dateinamen eine Prüfsumme, gehört dahinter ihre Herkunft: „beim Hochladen“ heißt, sie stammt aus den Bytes beim Eingang; „nachträglich“ heißt, sie wurde später aus der abgelegten Datei gelesen.
5. Für einen Abruf ohne Anmeldung wählst du „Freigeben“. Lege „Gültigkeit“ zwischen 1 und 2160 fest und optional „Maximale Abrufe“; ohne Angabe ist die Zahl der Abrufe unbegrenzt. „Freigabelink erstellen“ erzeugt den Link, „Link kopieren“ legt ihn in die Zwischenablage.
6. Unter „Bisherige Freigaben“ siehst du je Link „Gültig bis“ und „Abrufe“. Mit „Widerrufen“ sperrst du ihn; der Dialog fragt vorher nach.

Wenn es nicht funktioniert

Warum fehlt „Freigeben“ oder die Auswahl der Vertraulichkeit? „Freigeben“ steht nur Konten mit Bearbeitungsrechten offen, die Vertraulichkeitsstufe ändern nur Administratoren; alle anderen sehen sie als Kennzeichen. Fehlt eine erwartete Datei, prüfe „Bezug“, „Dateityp“, „Vertraulichkeit“ und den Zeitraum – und ob du den zugehörigen Datensatz überhaupt sehen darfst.

Vor dem Start

Verbrauchsmaterialien sind mengenbasiert. Einzeln gekennzeichnete Geräte bleiben im Bereich Inventar.

So gehst du vor

1. Suche nach Bezeichnung, SKU oder Hersteller und grenze die Liste bei Bedarf auf eine Kategorie ein.
2. Aktiviere „Nur niedrige Bestände“, um Artikel am oder unter ihrem Meldebestand zu sehen. Ein Meldebestand null schaltet die Warnung für den Artikel aus.
3. Öffne archivierte Einträge nur für historische Recherche oder Wiederherstellung; sie nehmen keine neuen Buchungen an.
4. Die Tabelle zeigt „Bezeichnung“ mit Hersteller und SKU, „Kategorie“, „Bestand“ mit Einheit und Meldebestand, „Lagerort“ und „Zuletzt geändert“. Am Bestand steht „Ausreichend“, „Niedrig“ oder „Leer“. Bearbeitende bekommen zusätzlich „Material ausgeben“ direkt in der Zeile.

Wenn es nicht funktioniert

Warum fehlt ein Artikel in der Liste? Prüfe in dieser Reihenfolge: „Sichtbarkeit“ steht auf „Aktiv“ und der Artikel ist archiviert, eine Kategorie ist gewählt, oder „Nur niedrige Bestände“ ist aktiv und der Artikel liegt über seinem Meldebestand.

Vor dem Start

Lege im Tab „Kategorien“ mindestens eine aktive Verbrauchsmaterial-Kategorie an. Inventarkategorien stehen hier nicht zur Auswahl.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung, Kategorie und Einheit. SKU, Hersteller, Beschreibung, Lagerort und Lieferant ergänzen die operative Zuordnung.
2. Setze einen Meldebestand nur dann größer null, wenn Inventonia den Artikel als niedrig priorisieren soll.
3. Erfasse vorhandene Menge als Anfangsbestand und dokumentiere bei Bedarf die Quelle. Inventonia legt dafür automatisch einen Bestandszugang an.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist „Verbrauchsmaterial anlegen“ gesperrt? Es fehlt eine aktive Verbrauchsmaterial-Kategorie; lege sie im Tab „Kategorien“ an. Pflicht sind außerdem Bezeichnung, Einheit, Kategorie, Meldebestand und Anfangsbestand – Lagerort und Lieferant bleiben optional.

Vor dem Start

Der Artikel und seine Kategorie müssen aktiv sein. Für Ausgaben muss außerdem eine aktive Person gewählt werden.

So gehst du vor

1. Buche neu eingegangene Mengen als Zugang. Ein Hinweis kann Lieferschein, Bestellung oder Fundort dokumentieren.
2. Wähle bei einer Ausgabe die empfangende Person und die Menge. Eine Ausgabe über den verfügbaren Bestand wird abgelehnt.
3. Nutze die Korrektur nur nach einer physischen Zählung. Gib den gezählten Gesamtbestand und einen konkreten Grund ein; Inventonia berechnet die Differenz.
4. Prüfe danach die Bewegungshistorie mit Änderung, neuem Saldo, Empfänger, Akteur und Zeitpunkt.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Archivierung gesperrt, muss der physisch bestätigte Bestand zuerst mit einer begründeten Korrektur auf null gesetzt werden.

Vor dem Start

Komponenten sind mengenbasierte interne Bauteile. Geräte mit eigener Inventarnummer bleiben Inventareinträge; ausgegebene Verbrauchsgüter bleiben Verbrauchsmaterialien.

So gehst du vor

1. Suche nach Bezeichnung, SKU, Modellnummer oder Hersteller und grenze die Liste bei Bedarf auf eine Kategorie ein.
2. Aktiviere „Nur niedrige Lagerbestände“, um freie Mengen am oder unter dem Meldebestand zu sehen.
3. Die Tabelle zeigt „Bezeichnung“, „Kategorie“, „Frei im Lager“, „Verbaut“, „Lagerort“ und „Zuletzt geändert“. „Nur verbaute Komponenten“ grenzt auf Artikel ein, deren Menge in Geräten steckt. Bearbeitende bekommen in der Zeile „In Inventareintrag einbauen“.
4. Aktiviere „Nur verbaute Komponenten“, wenn ausschließlich Artikel mit aktuellen Einbauten in Inventareinträgen relevant sind.

Wenn es nicht funktioniert

Warum steht „Frei im Lager“ auf null, obwohl Bestand da ist? Dann ist die Menge unter „Verbaut“ in Inventareinträgen gebunden. Mit „Nur verbaute Komponenten“ siehst du genau diese Artikel. Frei wird die Menge erst wieder durch einen Ausbau mit Verbleib „Zurück ins Lager“.

Vor dem Start

Lege im Tab Kategorien mindestens eine aktive Komponentenkategorie an.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung und Kategorie. SKU, Hersteller, Modellnummer, Lagerort und Lieferant schaffen eindeutigen operativen Kontext.
2. Erfasse vorhandene freie Menge als Anfangsbestand und dokumentiere die Quelle im Hinweis. Inventonia erzeugt dafür eine Zugangsbewegung.
3. Buche spätere Lieferungen als Zugang. Nutze eine Korrektur ausschließlich nach physischer Zählung des freien Lagerbestands und gib einen konkreten Grund an.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich die Komponente nicht archivieren? Die Archivierung ist erst möglich, wenn weder freie noch verbaute Mengen vorhanden sind. Baue verbliebene Mengen aus und buche den freien Bestand mit einer begründeten Korrektur auf null. Die Historie bleibt danach erhalten.

Vor dem Start

Für einen Einbau müssen Komponente, Kategorie und Ziel-Inventareintrag aktiv sein. Die freie Menge muss mindestens der Einbaumenge entsprechen.

So gehst du vor

1. Wähle „In Inventareintrag einbauen“, suche das Ziel über Name, Inventar- oder Seriennummer und erfasse die Menge. Ein Servicehinweis ist optional.
2. Wähle beim Ausbau den Inventareintrag aus der Liste aktueller Einbauten und begrenze die Menge auf den dort verbauten Bestand.
3. Wähle „Zurück ins Lager“ für wiederverwendbare Teile. Wähle „Aussondern“ nur für Teile, die den Bestand dauerhaft verlassen, und dokumentiere den Grund.
4. Prüfe die aktuelle Konfiguration auch direkt im Abschnitt „Verbaute Komponenten“ des betroffenen Inventareintrags.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Archivierung gesperrt, müssen freie Mengen begründet auf null korrigiert und alle verbauten Mengen aus den angezeigten Inventareinträgen ausgebaut werden.

Vor dem Start

Zubehör ist austauschbar und wiederverwendbar. Einzeln gekennzeichnete Geräte bleiben Inventareinträge, Verbrauchsartikel bleiben Verbrauchsmaterialien und intern verbaute Teile bleiben Komponenten.

So gehst du vor

1. Suche unter Bestände nach Bezeichnung, SKU, Modell oder Hersteller und grenze die Liste auf Kategorie, „Sichtbarkeit“, niedrigen Bestand oder Artikel mit offenen Ausgaben ein.
2. Öffne Ausgaben und Rücknahmen und wähle Offen, Überfällig, Abgeschlossen oder Alle. Überfällige Vorgänge werden zuerst nach ihrem Rückgabedatum sortiert.
3. Die Bestandstabelle zeigt „Bezeichnung“, „Kategorie“, „Frei im Lager“, „Ausgegeben“ mit der Zahl offener Ausgaben, „Lagerort“ und „Zuletzt geändert“. Bearbeitende bekommen in der Zeile „An Person ausgeben“.
4. Öffne den Artikel oder die Person für den vollständigen Kontext, bevor du eine Rücknahme oder Bestandskorrektur buchst.

Wenn es nicht funktioniert

Warum finde ich eine bestimmte Ausgabe nicht? Im Tab „Ausgaben und Rücknahmen“ steht der Filter zunächst auf „Offen“. Wähle „Abgeschlossen“ oder „Alle“, um zurückgenommene Ausgaben zu sehen, und „Überfällig“ für Ausgaben, deren erwartete Rückgabe verstrichen ist.

Vor dem Start

Lege unter Kategorien mindestens eine aktive Zubehörkategorie an. Für eine Ausgabe werden ein aktiver Artikel, ausreichender freier Bestand und eine aktive Person benötigt.

So gehst du vor

1. Erfasse Bezeichnung und Kategorie. SKU, Hersteller, Modellnummer, Lagerort, Lieferant und Meldebestand ergänzen den operativen Kontext.
2. Erfasse vorhandene freie Menge als Anfangsbestand oder buche spätere Lieferungen als Zugang. Ein Hinweis kann die Quelle dokumentieren.
3. Wähle An Person ausgeben, suche die empfangende Person, erfasse Menge und bei Bedarf ein erwartetes Rückgabedatum. Mehrere Ausgaben bleiben getrennte Vorgänge.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist „An Person ausgeben“ ausgegraut? Am gewählten Lagerort steht keine freie Menge. Buche zuerst einen Zugang oder wähle einen Lagerort mit Bestand. „Erwartete Rückgabe“ ist freiwillig; ohne Datum erscheint die Ausgabe nie als überfällig.

Vor dem Start

Für eine Rücknahme muss die gewählte Ausgabe eine offene Restmenge haben. Borrower sehen ihre offenen Ausgaben im eigenen Zuweisungsbereich, buchen Rücknahmen aber nicht selbst.

So gehst du vor

1. Öffne den Vorgang über Ausgaben und Rücknahmen, den Zubehörartikel oder das Mitarbeitendenprofil und wähle Rücknahme buchen.
2. Begrenze die Menge auf die noch offene Menge. Wähle Zurück ins Lager, wenn sie erneut verfügbar ist.
3. Wähle Aussondern nur für beschädigte, verlorene oder dauerhaft ausgeschiedene Mengen und dokumentiere den konkreten Grund. Unterschiedliche Verbleibe werden als getrennte Buchungen erfasst.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Rücknahme abgelehnt, prüfe offene Restmenge, ob der Artikel archiviert ist und ob eine parallele Buchung den Vorgang bereits verändert hat. Lade die Seite neu, bevor du erneut buchst.

Vor dem Start

Ein Produkt beschreibt die wiederverwendbare Softwareidentität. Jede Beschaffung, Vertragslaufzeit oder getrennte Bestellposition wird als eigener Lizenzdatensatz erfasst.

So gehst du vor

1. Öffne Produkte und lege Produktname sowie optional Herausgeber und Beschreibung an.
2. Wechsle zu Lizenzen und erfasse Typ, Sitzanzahl, Laufzeit, Lizenznehmer und vorhandene Einkaufsreferenzen.
3. Hinterlege Kosten nur zusammen mit einer ISO-Währung. Abonnements und Testlizenzen benötigen ein Laufzeitende.
4. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.9 – Softwarelizenz.
5. Die Seite hat drei Reiter. „Lizenzen“ zeigt „Name“, „Typ“, „Sitze“ mit freien und belegten Sitzen, „Laufzeitende“, „Status“ und „Zuletzt geändert“. „Produkte“ zeigt „Produktname“, „Herausgeber“ und die Zahl der Lizenzen. „Zuweisungen“ zeigt „Produkt“, „Ziel“, „Zugewiesen“ und den Status „Aktiv“ oder „Beendet“.
6. Unter „Verfügbarkeit“ filterst du auf „Sitze verfügbar“, „Vollständig belegt“, „Läuft bald aus“ oder „Abgelaufen“, unter „Lizenztyp“ auf „Dauerlizenz“, „Abonnement“, „OEM“ oder „Testlizenz“.

Wenn es nicht funktioniert

Warum verlangt Inventonia ein Laufzeitende? Bei den Typen „Abonnement“ und „Testlizenz“ ist das „Laufzeitende“ Pflicht; eine „Dauerlizenz“ und eine OEM-Lizenz dürfen ohne Ablaufdatum bleiben. Ein späteres Ende trägst du nicht hier, sondern über „Verlängern“ ein.

Vor dem Start

Neue Zuweisungen benötigen eine aktive, nicht abgelaufene Lizenz mit freiem Sitz und ein aktives Ziel.

So gehst du vor

1. Öffne die Lizenz und wähle Sitz zuweisen. Entscheide zwischen Mitarbeitenden und Inventareintrag und suche das konkrete Ziel.
2. Ergänze nur nötige Übergabe- oder Nutzungshinweise und bestätige die Zuweisung.
3. Wähle Zuweisung beenden und dokumentiere den Grund, sobald der Sitz nicht mehr genutzt wird.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist „Sitz zuweisen“ gesperrt? Entweder ist die Lizenz archiviert, ihr Laufzeitende liegt in der Vergangenheit, oder es ist kein Sitz frei. Beende eine bestehende Zuweisung über „Zuweisung beenden“ oder erhöhe das Sitzkontingent über „Verlängern“.

Vor dem Start

Nur Administratoren können Produktschlüssel setzen, entfernen oder im Klartext anzeigen. Fachliche Lizenzdaten bleiben für Editor bearbeitbar.

So gehst du vor

1. Öffne im Dashboard die Liste der bald auslaufenden oder abgelaufenen Lizenzen. Prüfe dort Verlängerung, Ersatz oder Archivierung.
2. Öffne die Lizenz, wähle Verlängern und erfasse das strikt spätere Laufzeitende sowie bei Bedarf Sitzanzahl, Kosten, Währung, Bestellnummer und einen sachlichen Nachweis.
3. Prüfe anschließend den Verlängerungsverlauf mit vorheriger und neuer Laufzeit, Sitzkontingent, Zeitpunkt und handelndem Konto.
4. Zeige einen Produktschlüssel nur für den unmittelbar erforderlichen Vorgang an und schließe den Dialog anschließend.

Wenn es nicht funktioniert

Wer darf den Produktschlüssel sehen? Nur Administratoren, und jede Offenlegung über „Schlüssel anzeigen“ wird im Änderungsprotokoll festgehalten. „Schlüssel entfernen“ löscht den verschlüsselten Wert dauerhaft aus dem Lizenzdatensatz. Beim Verlängern muss das neue Laufzeitende nach dem bisherigen liegen und die neue Sitzzahl mindestens den belegten Sitzen entsprechen.

Vor dem Start

Für die Aktivierung brauchst du ein Startdatum und ein noch nicht erreichtes Laufzeitende. Prüfe vorher Lieferant, Kosten und zuständige Person.

So gehst du vor

1. Lege den Vertrag mit eindeutiger Vertragsnummer, Typ, Bezeichnung und vorhandenen Laufzeitdaten als Entwurf an.
2. Erfasse Kosten nur gemeinsam mit Währung und Abrechnungsintervall. Die Kündigungsfrist wird in Kalendertagen vor dem Laufzeitende angegeben.
3. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.8 – Vertrag.
4. Die Liste zeigt „Vertragsnummer“ mit Bezeichnung und Typ, „Status“, „Lieferant“, „Entscheidung bis“ mit dem Laufzeitende, „Kosten“ mit Abrechnungsintervall, die Zahl der abgedeckten Inventareinträge und „Zuletzt geändert“. Der Status ist „Entwurf“, „Aktiv“, „Abgelaufen“ oder „Beendet“.
5. Unter „Frist“ grenzt du auf „In 30 Tagen fällig“, „In 90 Tagen fällig“ oder „Abgelaufen“ ein, unter „Vertragstyp“ auf „Wartung“, „Support“, „Leasing“, „Versicherung“, „Garantie“ oder „Sonstiges“.
6. Prüfe den Entwurf und wähle Aktivieren. Beginn und Laufzeitende werden danach ausschließlich über die Vertragsaktionen fortgeschrieben.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lassen sich Beginn und Laufzeitende nicht mehr ändern? Sobald ein Vertrag aktiv oder abgelaufen ist, ist die Laufzeit gesperrt. Sie ändert sich nur noch über „Verlängern“ oder „Vertrag beenden“ – beides erzeugt einen eigenen Nachweis.

Vor dem Start

Nur aktive Verträge und aktive, nicht archivierte Inventareinträge können neu verknüpft werden.

So gehst du vor

1. Öffne den Vertrag, wähle „Inventareintrag verknüpfen“ und suche nach Name oder Inventarnummer.
2. Lade freigegebene Vertragsunterlagen im Dokumentbereich hoch. Downloads bleiben angemeldeten berechtigten Konten vorbehalten.
3. Beende eine nicht mehr geltende Verknüpfung mit einem konkreten Grund. Der frühere Deckungszeitraum bleibt sichtbar.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist „Inventareintrag verknüpfen“ gesperrt? Inventareinträge lassen sich nur mit aktiven Verträgen verknüpfen; aktiviere den Vertrag zuerst. Eine bestehende Verknüpfung beendest du mit „Verknüpfung beenden“ und einer Begründung – sie bleibt danach als historische Abdeckung sichtbar.

Vor dem Start

Ein abgelaufener Vertrag bleibt als offener Arbeitsfall aktiv, bis eine Verlängerung oder Beendigung erfasst wurde.

So gehst du vor

1. Öffne die Übersicht der anstehenden Fristen und prüfe Vertrag, Entscheidungstermin, Dokumente, Kosten und betroffene Inventareinträge.
2. Bei Verlängerung erfasse ein strikt späteres Laufzeitende und vorhandene Kosten-, Währungs- und Referenznachweise.
3. Erfasse beim Beenden einen Grund. Inventonia schließt damit auch alle noch aktiven Inventarverknüpfungen.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich der Vertrag nicht archivieren? Archivieren ist nur bei „Entwurf“ oder „Beendet“ möglich. Beende einen aktiven Vertrag zuerst über „Vertrag beenden“; dabei werden alle aktiven Verknüpfungen zu Inventareinträgen mit derselben Begründung beendet.

Vor dem Start

Ein Mitarbeitendeneintrag beschreibt eine Person im Inventarprozess. Er ist nicht automatisch ein Anmeldekonto und verbraucht ohne Konto keinen Benutzerplatz.

So gehst du vor

1. Nutze die Suche für Name, E-Mail oder Personalnummer und grenze bei Bedarf nach Quelle, Abteilung oder Kostenstelle ein. „Archivierte einblenden“ nimmt archivierte Personen dazu.
2. Die Tabelle nennt Anzeigename, E-Mail-Adresse, Personalnummer, Abteilung, Kostenstelle, die Quelle des Datensatzes und die Zahl aktiver Zuweisungen. Über die Spaltenüberschriften sortierst du. Die vollständige Feldreferenz steht im Handbuch, Abschnitt 6.7.1.
3. Prüfe vor einer Neuanlage, ob bereits ein ähnlich benannter oder archivierter Datensatz besteht. So vermeidest du geteilte Zuweisungshistorien.
4. Wähle „Person anlegen“ und erfasse Anzeigename, Vor- und Nachname. Ergänze, soweit vorhanden, E-Mail, Personalnummer, Abteilung und Kostenstelle.
5. Kontrolliere den vorgeschlagenen Anzeigenamen und die Identitätshinweise. Eine E-Mail wird normalisiert; fehlende Personalnummer und E-Mail erschweren spätere eindeutige Zuordnung.

Wenn es nicht funktioniert

Warum finde ich eine Person nicht? Archivierte Personen erscheinen erst mit „Archivierte einblenden“. Prüfe außerdem den Filter „Quelle“ – „LDAP“ und „Manuell“ schließen einander aus – und den Schnellfilter, der nur Personen mit oder ohne Anmeldekonto zeigt.

Vor dem Start

Personendaten dürfen nur für einen festgelegten betrieblichen Zweck eingesehen und exportiert werden. Die Anwendung ersetzt keine organisatorische Freigabe für eine Auskunft.

So gehst du vor

1. Prüfe im Kopfbereich Quelle, ob die Person archiviert ist, und die Zahl aktiver Zuweisungen. Öffne verknüpfte Inventareinträge aus der Zuweisungsliste für Detail- oder Rücknahmeaktionen.
2. Wähle „Bearbeiten“, korrigiere die geprüften Stammdaten und speichere. Bei verzeichnisverwalteten Datensätzen überschreibt die nächste Aktualisierung synchronisierte Felder wieder.
3. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 6.7.1 – Feldreferenz für Mitarbeitende.
4. Nutze die direkten Suchen nach Abteilung, Kostenstelle, Personalnummer oder E-Mail, um verwandte Datensätze und mögliche Dubletten zu prüfen.
5. Wähle „Personendaten exportieren“ nur im vorgesehenen Auskunftsprozess. Prüfe die Datei vor der Weitergabe: Sie kann Freitextnotizen, Anhangsmetadaten und historische Verknüpfungen enthalten.

Wenn es nicht funktioniert

Warum sieht die Person ihre Geräte nicht selbst? Der Self-Service braucht ein Anmeldekonto, das mit genau diesem Mitarbeitendendatensatz verknüpft ist. Die Verknüpfung stellt die Administration unter „Benutzerkonten“ her. Ein Mitarbeitendenprofil allein gewährt keinen Zugang. Bei einer über LDAP gepflegten Person änderst du Name und E-Mail-Adresse im Verzeichnis, nicht hier.

Vor dem Start

Der Vorgang koordiniert Inventar und lokale Zugänge. Er deaktiviert keine externen LDAP-, SaaS-, Mail- oder Zutrittskonten.

Admin und Editor dürfen Vorgänge bearbeiten. Viewer können Arbeitsliste, Hindernisse und Historie nur lesen.

So gehst du vor

1. Öffne das Mitarbeitendenprofil, starte das Offboarding und erfasse Austrittsdatum, Grund und nur die erforderliche interne Notiz.
2. Bearbeite die verlinkten offenen Punkte: Inventarzuweisungen, Reservierungen, Zubehörrückgaben, Lizenzsitze und ein aktives Anmeldekonto.
3. Prüfe eine vorhandene Verzeichnisidentität im angebundenen System. Halte beim Abschluss fest, ob keine Verknüpfung bestand, sie extern deaktiviert wurde oder für einen Wiedereintritt erhalten bleibt.
4. Schließe den Vorgang ab. Inventonia prüft alle lokalen Verpflichtungen erneut und archiviert die Person nur gemeinsam mit dem geschützten Abschlussnachweis.

Wenn es nicht funktioniert

Bleibt der Abschluss gesperrt, öffne jeden angezeigten Blocker und schließe ihn im zuständigen Bereich. Die Prüfung wird beim nächsten Abschlussversuch neu berechnet.

Vor dem Start

Prüfe vor der Archivierung aktive Zuweisungen und ein verknüpftes Konto. Rücknahmen und Kontodeaktivierung sind eigenständige Vorgänge.

Anonymisierung ist für endgültige Datenminimierung vorgesehen und nicht mit Archivierung gleichzusetzen. Sie kann nicht als normale Bearbeitung rückgängig gemacht werden.

So gehst du vor

1. Beende oder kläre aktive Inventarzuweisungen und entscheide, was mit einem verknüpften Anmeldekonto geschehen soll.
2. Wähle auf der Detailseite „Archivieren“ und kontrolliere im Dialog die Anzahl aktiver Zuweisungen sowie Konto- und Verzeichnisverknüpfung.
3. Für eine Wiederherstellung filterst du die Personenliste auf archivierte oder alle Einträge, öffnest die Person und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe danach veraltete Stammdaten und Verknüpfungen.
4. Exportiere Daten vor einer Anonymisierung nur, wenn der genehmigte Ablauf dies verlangt. Bestätige anschließend, dass identifizierende Felder dauerhaft ersetzt werden.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich die Person nicht archivieren? Der Dialog zeigt den Grund im Kontext: offene Zuweisungen, eine aktive Reservierung, eine offene Zubehörausgabe oder ein verknüpftes Anmeldekonto. Kläre diese Punkte zuerst. Die Anonymisierung ist Administratoren vorbehalten und entfernt personenbezogene Daten auch aus abgeschlossenen Zuweisungsprotokollen – sie lässt sich nicht rückgängig machen.

Vor dem Start

LDAP muss in den Systemeinstellungen eingerichtet, in der Lizenz freigeschaltet und erreichbar sein. Prüfe eindeutige Merkmale wie E-Mail und Personalnummer, nicht nur den Anzeigenamen.

So gehst du vor

1. Öffne den Mitarbeitendendatensatz und starte im Verzeichnisabschnitt die Suche. Verwende E-Mail, Personalnummer oder einen ausreichend eindeutigen Namen.
2. Vergleiche empfohlenen Treffer, Verzeichniskennung, E-Mail und organisatorische Angaben. Verknüpfe erst, wenn die Identität zweifelsfrei übereinstimmt.
3. „Aus Verzeichnis aktualisieren“ übernimmt die aktuell freigegebenen Felder. Prüfe danach, welche Werte geändert wurden.
4. „Verknüpfung entfernen“ beendet die Verbindung, löscht aber weder Person noch Inventarhistorie. Nutze dies bei einer Fehlzuordnung und stelle anschließend die korrekte Verbindung her.

Wenn es nicht funktioniert

Warum fehlt der Bereich „Verzeichnis“? Er ist Administratoren vorbehalten und zusätzlich an die Lizenzfunktion „LDAP / Active Directory“ gebunden. Ohne diese Funktion zeigt die Seite nur den Hinweis, dass sie in der aktiven Lizenz nicht enthalten ist. Meldet die Verknüpfung einen Konflikt, ist die Verzeichnisidentität bereits einer anderen Person oder einem anderen Konto zugeordnet.

Vor dem Start

Für den Self-Service muss das Anmeldekonto mit einer aktiven Person verknüpft sein. Die Kategorie ist verbindlich; ein Modell kann optional vorgegeben werden.

Eine Genehmigung reserviert noch kein Gerät. Erst die Erfüllung erzeugt eine reale Zuweisung und nimmt einen verfügbaren Inventareintrag aus dem Bestand.

So gehst du vor

1. Erfasse Kategorie, optional das erforderliche Modell, einen realistischen Zieltermin und den konkreten betrieblichen Bedarf. Vermeide personenbezogene oder vertrauliche Angaben im Freitext.
2. Prüfe offene Anforderungen nach Zieltermin, Lagerstatus und verfügbarer Stückzahl. Filtere bei Bedarf nach Kategorie oder Bestandsmaßnahme und genehmige nur bestätigte Bedarfe.
3. Suche in der genehmigten Anforderung nach Inventarnummer, Seriennummer oder Name. Die Auswahl enthält nur passende Inventareinträge auf Lager. Bestätige die dauerhafte Ausgabe erst bei tatsächlicher Übergabe.
4. Storniere offene Anforderungen, wenn der Bedarf entfällt. Bei erfüllten Anforderungen bleibt die Zuweisung verknüpft. Eine spätere Rückgabe buchst du dort.

Wenn es nicht funktioniert

Wird kein passender Inventareintrag angeboten, prüfe Kategorie, Modellbindung, ob der Eintrag archiviert ist, und den Inventarstatus. Verwende kein Gerät, das von der genehmigten Anforderung abweicht.

Fehlt eine Entscheidungsmail, prüft die Administration unter „Benachrichtigungen“ Empfänger, Zustellstatus und Fehlercode. Die Entscheidung unter „Meine Zuweisungen“ bleibt gültig; für einen erneuten Versand muss sie nicht wiederholt werden.

Vor dem Start

Das Anmeldekonto muss mit dem richtigen Mitarbeitendeneintrag verbunden sein. Ohne diese Verknüpfung kann Inventonia keine persönlichen Zuweisungen anzeigen.

So gehst du vor

1. Nach der Anmeldung öffnet Inventonia für Ausleihende direkt „Meine Zuweisungen“. Die Seite zeigt ausschließlich deine eigenen Geräte.
2. Grenze die Liste über die Schalter ein: „Alle aktiven Zuweisungen“, „Mit offener Rückgabe“, „Empfang offen“, „Bald fällig“, „Überfällig“ oder „Ohne Rückgabedatum“. Jeder Schalter nennt seine Anzahl. Das Suchfeld findet Inventareintrag, Inventarnummer und Übergabehinweis.
3. Prüfe für jeden aktiven Inventareintrag Inventarnummer, Übergabezeitpunkt und Rückgabefrist. Steht „Empfang offen“, bestätigst du nach dem Vergleich mit dem Gerät „Empfang bestätigen“.
4. Wähle „Rückgabe anfordern“. Im Dialog ergänzt du bei Bedarf einen „Hinweis für den Administrator“, etwa zum geplanten Übergabeort, und sendest die Anfrage ab.
5. Warte auf die tatsächliche Rücknahme durch die zuständige Stelle. Eine Anfrage beendet die Zuweisung noch nicht. Für eine abgeschlossene Zuweisung lädst du in der Historie das Protokoll als PDF herunter.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlen erwartete Inventareinträge, prüft die Administration zuerst die Kontoverknüpfung und danach, ob die Zuweisung noch aktiv und derselben Person zugeordnet ist.

Steht statt der Liste „Kein Mitarbeitendenprofil verknüpft“, ist dein Konto zwar angemeldet, aber noch nicht mit einem Mitarbeitendendatensatz verbunden. Das stellt die Administration unter „Benutzerkonten“ her; ohne diese Verknüpfung kann Inventonia keine persönlichen Zuweisungen anzeigen.

Vor dem Start

Bearbeitungsrechte für die gewählten Standorte. Mehrere Standorte benötigen die entsprechende Lizenz. „Inventuren“ ist der Bereich für jede neue Zählung; „Frühere Geräteinventuren“ nimmt keine neuen Zählungen mehr auf.

So gehst du vor

1. Öffne „Inventuren“ und wähle „Inventur anlegen“. Vergib unter „Bezeichnung“ einen Namen, wähle unter „Bestände“ die Bestandsarten und bei Bedarf unter „Fällig am“ einen Termin.
2. Grenze Geräte über „Kategorie“ und „Inventarstatus“ ein. „Alle“ nimmt alles auf. Beide Felder wirken nur auf Geräte, nicht auf Mengenartikel.
3. Füge unter „Zählaufträge“ mit „Standort hinzufügen“ je Standort einen Auftrag hinzu und wähle unter „Zuständig für die Zählung“ eine Person mit Standortzugriff. Auch Viewer können ihnen zugeteilte Aufträge zählen. „Ohne Standort“ erfasst Bestand ohne Standortangabe.
4. Prüfe „Ohne Sollbestand zählen“ und „Vier-Augen-Freigabe“. Beide sind zunächst eingeschaltet. Lege die Inventur an und öffne die Zählaufträge.
5. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.4 – Inventur anlegen.
6. Die Übersicht zeigt je Inventur eine Karte mit Name, Bestandsart, „Fällig am“ oder „Ohne Frist“, einem Kennzeichen „Überfällig“ oder „Bald fällig“ und dem Status. Darunter steht je Standort eine Unterkarte mit Auftragsstatus, zuständiger Person oder „Noch nicht zugewiesen“, dem Fortschritt „Gezählte Positionen“ und „Auftrag öffnen“ – bei einem Auftrag in Prüfung heißt der Link „Prüfung“.
7. Über den Statusfilter grenzt du auf „In Zählung“, „Zur Prüfung“, „Abgeschlossen“ oder „Abgebrochen“ ein. Ohne Inventur steht dort „Noch keine Inventur“. Von der Seite führen „Inventurpläne“ zu den wiederkehrenden Inventuren und „Frühere Geräteinventuren“ in den älteren Bereich.

Wenn es nicht funktioniert

Lässt sich ein Standort nicht hinzufügen, fehlt dir dort das Bearbeitungsrecht oder die Lizenz für mehrere Standorte. Bleibt ein Auftrag „Noch nicht zugewiesen“, kann er gezählt, aber niemandem zugerechnet werden – teile ihn vor dem Start zu.

Vor dem Start

Die Liste ist Bearbeitenden mit Verwaltungsrecht am jeweiligen Standort vorbehalten. Sie zeigt nur die Abweichungen dieser einen Inventur, nicht die früherer Läufe.

So gehst du vor

1. Öffne die Inventur und wähle „Abweichungen und Funde“. Die Liste führt Zähldifferenzen und Fundmeldungen aller Standorte dieser Inventur zusammen.
2. Grenze über „Art“ auf „Zähldifferenz“ oder „Fundmeldung“ ein und über „Stand“ auf „Offen“, „Erledigt“ oder „Alle“. Das Suchfeld durchsucht Name, Code und Notiz.
3. Lies je Zeile „Sollbestand“, „Gezählt“ und „Abweichung“ und entscheide, ob die Zählung stimmt. Wähle „Zählauftrag öffnen“, um den Fall dort zu klären; geklärt wird im Auftrag, nicht in dieser Liste.
4. Wähle im Zählauftrag bei einer Fundmeldung „Fund klären“ und unter „Ergebnis“ eines von drei: „Gerät zugeordnet“, „Standort korrigiert“ oder „Keine Bestandskorrektur nötig“. Eine Begründung ist Pflicht. Korrigiere den Standort zuerst im Gerätedatensatz, bevor du eine Standortkorrektur bestätigst.
5. Lade am Ende den „Inventurnachweis (PDF)“ herunter. Er enthält Umfang, Zählaufträge, Abweichungen, Fundmeldungen und Unterschriftszeilen.

Wenn es nicht funktioniert

Findest du „Abweichungen und Funde“ nicht, fehlt dir das Verwaltungsrecht am Standort der Inventur. Steht eine Zeile weiterhin auf „Offen“, obwohl du gezählt hast, ist der zugehörige Zählauftrag noch nicht freigegeben.

Vor dem Start

Der Zählauftrag ist dir zugeteilt. Für Prüfung und Freigabe sind Bearbeitungsrechte erforderlich.

So gehst du vor

1. Scanne einen Code per Handscanner oder Kamera, oder gib ihn in das Scanfeld ein. Das Feld bleibt am unteren Rand in Daumenreichweite und behält den Fokus. Für eine Serie lässt du die Kamera fortlaufend offen und hältst ein Etikett nach dem anderen in den Rahmen.
2. Bei Mengenartikeln öffnet sich die Mengeneingabe; auch null ist eine gültige Zählung und bedeutet geprüft und leer vorgefunden. Eine leere Eingabe bedeutet weiterhin ungezählt. Ein bereits gezählter Code wird beim erneuten Scannen nicht überschrieben.
3. Melde unbekannte oder falsch abgelegte Gegenstände als Fund. Ergänze eine genaue Notiz und bei Bedarf einen Beleg. Verknüpfen oder Standortkorrektur erfolgen ausdrücklich über die Fundklärung.
4. Gib den vollständig gezählten Auftrag zur Prüfung ab. Die prüfende Person klärt Funde, veranlasst bei Bedarf eine Nachzählung und gibt den Auftrag frei.

Wenn es nicht funktioniert

Wurde der Bestand seit der Zählgrundlage bewegt, ist vor der Freigabe eine Nachzählung nötig. Wer an einem Auftrag mitgezählt oder einen Fund gemeldet hat, darf ihn bei Vier-Augen-Freigabe nicht selbst freigeben.

Vor dem Start

Abgeben darf die zählende Person, prüfen und freigeben nur ein Konto mit Bearbeitungsrechten am Standort. Bei „Vier-Augen-Freigabe“ darf niemand freigeben, der an diesem Auftrag mitgezählt oder einen Fund gemeldet hat.

So gehst du vor

1. Wähle „Zur Prüfung abgeben“, sobald jede Position gezählt ist. Solange Positionen offen sind, bleibt die Schaltfläche gesperrt und nennt die Zahl der fehlenden Zählungen.
2. Prüfe je Zeile „Sollbestand“, „Gezählt“ und „Abweichung“. Über „Zählhistorie“ siehst du jede einzelne Zählung mit Runde, Konto, Zeitpunkt und Notiz – auch die vor Ort offline erfassten.
3. Ist eine Zahl zweifelhaft, wähle „Nachzählung anfordern“ und gib eine Begründung ein. Der Auftrag geht zurück in die Zählung, die Runde zählt hoch und die Begründung steht der zählenden Person am Eintrag.
4. Wähle „Prüfen und freigeben“. Eine Notiz ist optional. Mit der Freigabe werden die gezählten Mengen als Bestandskorrekturen gebucht; Status und Standort der Geräte bleiben unverändert.
5. Lade danach über „Freigegebenen Zählbericht herunterladen (CSV)“ den Nachweis des Auftrags. Den Nachweis der ganzen Inventur ziehst du in der Inventur als „Inventurnachweis (PDF)“.
6. Muss eine Inventur ganz entfallen, wähle in der Inventur „Inventur abbrechen“ und gib eine „Begründung“ ein. Die Begründung steht danach auf der Inventur.

Wenn es nicht funktioniert

Erscheint „Die Freigabe muss eine andere berechtigte Person übernehmen“, hast du an diesem Auftrag selbst gezählt oder einen Fund gemeldet – bei „Vier-Augen-Freigabe“ gibt dann jemand anderes frei. Warnt eine Zeile „Bestand seit dem Zählstand geändert“, wurde inzwischen gebucht: fordere eine Nachzählung an, statt die alte Zahl freizugeben.

Vor dem Start

Die verantwortliche Person kann alle geplanten Standorte bearbeiten. Für E-Mail-Erinnerungen muss der Mailversand eingerichtet sein.

So gehst du vor

1. Öffne in Inventuren die Inventurpläne und wähle „Inventur planen“.
2. Wähle die verantwortliche Person, monatliche bis jährliche Wiederholung, Fälligkeit und Vorlauf. Teile die Zählaufträge zu.
3. Speichere den Plan. Über „Plan bearbeiten“ lassen sich Zuständigkeiten ändern und der Plan pausieren.
4. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.4 – Inventurplan.

Wenn es nicht funktioniert

Legt ein Plan zum Termin nichts an, prüfe in dieser Reihenfolge: Ist der vorherige Durchlauf noch offen? Darf die verantwortliche Person alle geplanten Standorte noch bearbeiten? Ist die Lizenz für mehrere Standorte weiterhin aktiv? Der Plan zeigt den Grund an.

Vor dem Start

HTTPS, ein Browser mit Offline-Unterstützung und ein aktiver Zählauftrag. Pro Gerät ist ein Auftrag mit höchstens 5.000 Positionen möglich.

So gehst du vor

1. Wähle im Auftrag „Offline vorbereiten“. Vergib eine eigene Passphrase mit mindestens zwölf Zeichen und bestätige sie.
2. Öffne die Offline-Zählung und entsperre sie. Geräte, Mengen und Funde mit Notiz können auch nach einem Neuladen ohne Verbindung erfasst werden.
3. Stelle die Verbindung wieder her, melde dich mit demselben Konto an und wähle „Jetzt abgleichen“. Prüfe Konflikte einzeln. Fotos, Prüfung und Freigabe erfolgen anschließend online.

Wenn es nicht funktioniert

Wird „Offline vorbereiten“ nicht angeboten, fehlt HTTPS, die Offline-Unterstützung des Browsers oder der Auftrag hat mehr als 5.000 Positionen. Meldet der Abgleich einen Konflikt, wurde dieselbe Position online bereits gezählt: prüfe beide Zahlen und entscheide im Auftrag, statt erneut abzugleichen.

Vor dem Start

Schreibende Importaktionen benötigen Bearbeitungsrechte. Lesende können bestehende Aufträge und Vorschauen prüfen, aber nicht übernehmen.

Die Datei darf höchstens 25 MiB groß sein und nach dem Auflösen höchstens 50.000 geplante Inventareinträge enthalten. Eine physische Einheit gehört in eine eigene Zeile oder muss über eine unterstützte Mengenangabe eindeutig auflösbar sein.

So gehst du vor

1. Bereinige Leerzeilen, zusammengeführte Zellen und rein dekorative Kopfbereiche. Verwende eindeutige Spaltenüberschriften und konsistente Datums- und Statuswerte.
2. Öffne „Importe“ und wähle die Datei. Standardkategorie, Standort, Lieferant und Status setzt du nur für fehlende Werte.
3. Wähle den Inventarnummernmodus: vorhandene Nummer verwenden oder erzeugen, immer erzeugen oder eine importierte Nummer zwingend verlangen.
4. Starte den Upload und warte auf Verarbeitung. Große Dateien laufen im Hintergrund; Status und Fortschritt aktualisieren sich automatisch.
5. Der Auftrag durchläuft sichtbar die Stufen „Upload“, „Einlesen“, „Validieren“, „Vorschau“ und „Übernehmen“. Die Kacheln darunter zählen „Zeilen gesamt“, „Gültige Zeilen“, „Ungültige Zeilen“, „Übersprungene Zeilen“, „Übernommene Zeilen“ und „Übernommen am“. Offene Aufträge aktualisieren sich alle zehn Sekunden von selbst.

Wenn es nicht funktioniert

Bei fehlgeschlagener Verarbeitung öffnest du die Detailansicht und lädst die Fehlerdatei herunter. Abbrechen ist nur möglich, solange die Verarbeitung noch läuft oder wartet.

Vor dem Start

Der Auftrag muss verarbeitet sein und erkannte Überschriften enthalten. Prüfe bei Excel-Dateien jedes aktiv verarbeitete Arbeitsblatt.

So gehst du vor

1. Öffne den Importauftrag und vergleiche erkannte Überschriften mit den Zielgruppen Inventargegenstand, Zuweisung, benutzerdefinierte Felder und Standardwerte.
2. Ordne mindestens den Namen des Inventargegenstands sowie alle für deinen Inventarnummernmodus benötigten Felder zu. Verwende für eindeutige Zuweisungen die Personenkennung statt nur des Namens.
3. Ordne Modell, Hersteller und Modellnummer nur zu, wenn diese Angaben aus der Datei übernommen werden sollen. Ohne eine Modellzuordnung bleibt eine bestehende Verknüpfung unverändert.
4. Ordne kategoriespezifische Felder nur zu, wenn die Zielkategorie diese Definition besitzt. Kontrolliere Datentyp und erlaubte Auswahlwerte.
5. Speichere eine geprüfte Zuordnung unter einem eindeutigen Namen. Die Vorlage enthält nur die Zuordnung, nicht die importierten Datensätze.
6. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.10 – Spaltenzuordnung beim Import.
7. Wende die Zuordnung an und berechne die Vorschau neu. Geänderte Zuordnungen können bisher gültige Zeilen ungültig machen und umgekehrt.

Wenn es nicht funktioniert

Warum entstehen aus einem Tabellenblatt keine Zeilen? Dann steht es unter „Arbeitsblatt verarbeiten“ auf „Dieses Arbeitsblatt überspringen“.

Warum werden meine Inventarnummern aus der Datei nicht übernommen? Stelle „Inventarnummern im Import“ auf „Importierte Inventarnummern unverändert übernehmen“. In den anderen Modi erzeugt Inventonia die Nummer oder kombiniert sie mit dem Präfix der Organisation.

Vor dem Start

Der Auftrag muss den Status „Bereit“ haben. Eine Übernahme ist nur mit Bearbeitungsrechten und ohne blockierende Zeilen möglich.

So gehst du vor

1. Prüfe die Gesamtzahlen für gültig, ungültig, übersprungen und geplant. Filtere anschließend gezielt nach Fehlern, Arbeitsblatt und Suchbegriff.
2. Öffne problematische Zeilen und kontrolliere Rohdaten, geplante Aktion, verknüpften Inventareintrag, Änderungen und Fehlermeldungen. Eine Aktualisierung darf keine unerwarteten Felder überschreiben.
3. Prüfe gekennzeichnete neue Modellkatalog-Einträge auf Kategorie, Hersteller, Bezeichnung und Modellnummer. Sie werden erst zusammen mit der bestätigten Übernahme angelegt.
4. Löse fehlende Personen, Kategorien oder Lieferanten über die angebotenen Einzel- oder Sammelaktionen. Prüfe bei Seriennummernkonflikten den vorhandenen Inventardatensatz; erzeuge keine Dublette als Abkürzung.
5. Korrigiere Zuordnung und Daten, bis keine ungültigen Zeilen oder ungeklärten Konflikte mehr übrig sind. Für Korrekturen außerhalb von Inventonia kannst du die Fehlerliste herunterladen.
6. Öffne den Übernahmedialog, kontrolliere betroffene Arbeitsblätter und Zeilenzahlen und bestätige „Gültige Zeilen übernehmen“ genau einmal.

Wenn es nicht funktioniert

Muss ich alle Fehler lösen, bevor ich übernehmen kann? Nein. Inventonia fragt dann „Import enthält noch offene Fehler“ und bietet „Fehler zuerst prüfen“ oder „Nur gültige Zeilen übernehmen“. Fehlerhafte Zeilen bleiben erhalten und lassen sich nach einer Korrektur der Feldzuordnung erneut prüfen. Fehlende Mitarbeitende, Kategorien und Lieferanten legst du direkt aus der Fehlerliste an.

Vor dem Start

Der technische Betreiber muss zulässige Importverzeichnisse freigegeben haben. Die Oberfläche akzeptiert keine beliebigen Dateisystempfade außerhalb dieser Grenzen.

So gehst du vor

1. Lege Name, freigegebenen Pfad, Dateimuster und Aktivstatus der Quelle fest. Verwende ein enges Muster, das nur die vorgesehenen Dateien erfasst.
2. Starte die Quelle manuell und öffne den erzeugten Auftrag. Auch Verzeichnisquellen durchlaufen Zuordnung, Vorschau, Prüfung und Übernahme.
3. Bearbeite oder deaktiviere die Quelle, bevor Pfad oder Dateiformat produktiv geändert werden. Prüfe danach einen vollständigen Testauftrag.
4. Lösche nur Importaufträge, deren Vorschau und Nachweise nicht mehr benötigt werden und die nicht übernommen wurden. Der Dialog nennt Datei, Zeitpunkt und Zeilenumfang.

Wenn es nicht funktioniert

Macht das Löschen eines Importauftrags die Übernahme rückgängig? Nein. Gelöscht werden nur Auftrag, Vorschau und Nachweis; bereits übernommene Inventareinträge bleiben bestehen und müssen einzeln korrigiert oder archiviert werden. Lösche deshalb erst, wenn Vorschau und Nachweis nicht mehr gebraucht werden.

Vor dem Start

Für eine neue Zählung ist „Inventuren“ der richtige Bereich: dort zählst du auch Mengenartikel, in Runden, ohne Sollbestand und mit Vier-Augen-Freigabe. Öffne „Frühere Geräteinventuren“ nur für einen bereits begonnenen Lauf.

So gehst du vor

1. Öffne „Frühere Geräteinventuren“. Grenze die Liste über „Geräteinventuren eingrenzen“ auf Läufe mit offenen Positionen oder mit fehlenden Geräten ein und öffne den betroffenen Lauf.
2. Prüfe auf der Detailseite den beim Anlegen festgehaltenen Bestand: Positionen, Stichtag und die Zahl erwarteter Geräte. Dieser Bestand ändert sich nicht mehr, auch nicht durch spätere Stammdatenänderungen.
3. Führe die Zählung wie begonnen zu Ende und schließe den Lauf über „Geräteinventur abschließen“ ab. Über „Geräteinventur bearbeiten“ passt du nur Bezeichnung und Beschreibung an.
4. Brauchst du bewusst das frühere Verfahren, wähle „Alte Geräteinventur anlegen“ und lege Bezeichnung, „Standort oder Raum“, „Kategorie“, „Inventarstatus“ und den Stichtag fest. „Gesamter zugänglicher Bestand“ nimmt jedes Gerät auf, das du sehen darfst.

Wenn es nicht funktioniert

Findest du „Frühere Geräteinventuren“ nicht, liegt der Bereich unter „Inventuren“ als eigener Einstieg. Fehlt ein Gerät in einem Lauf, wurde es nach dem Stichtag erfasst: es wird nicht still nachgetragen, sondern gehört in den nächsten Lauf.

Vor dem Start

Der Lauf muss gestartet sein. Unterstützt werden manuelle Eingabe und Scanner, die Codes wie eine Tastatur in das aktive Eingabefeld schreiben. Einen Kamera-Scan bietet nur der Zählauftrag unter „Inventuren“.

So gehst du vor

1. Setze den Fokus in das Erfassungsfeld, scanne oder tippe die Inventarnummer und sende sie ab. Warte auf die Rückmeldung, bevor du den nächsten Code erfasst.
2. Prüfe Meldungen für unbekannte, bereits erfasste oder außerhalb des Umfangs liegende Codes. Korrigiere keinen Bestand allein aufgrund eines Scannfehlers.
3. Filtere Positionen nach offen, gefunden, fehlend oder Abweichung. Markiere nicht auffindbare Einträge als fehlend und notiere, was geprüft wurde.
4. Arbeite offene und auffällige Positionen über die Prüfkarte ab. Abweichungen bei Standort oder Status musst du prüfen; die Stammdaten ändern sich dadurch nicht.
5. Wähle „Geräteinventur abschließen“ erst nach Prüfung aller offenen Positionen und exportiere bei Bedarf den Nachweis. Ein Entwurf kann vor dem Start bearbeitet oder gelöscht werden; ein belegter Lauf bleibt als Historie erhalten.
6. Öffne nach dem Abschluss die Differenzliste. Kläre jede fehlende Position mit einem kontrollierten Ergebnis und konkreter Begründung. Eine fehlerhafte Klärung wird begründet wieder geöffnet.

Wenn es nicht funktioniert

Meldet die Erfassung unbekannt, gehört das Gerät nicht zum festgehaltenen Bestand dieses Laufs; prüfe Stichtag und Umfang, statt den Bestand zu korrigieren. Die Abweichungen dieses Laufs stehen in der Differenzliste der Geräteinventuren, nicht unter „Abweichungen und Funde“ einer Inventur.

Vor dem Start

Kennzahlen sind Momentaufnahmen. Bevor du handelst, öffne die verlinkte Liste und prüfe die einzelnen Datensätze.

So gehst du vor

1. Prüfe zuerst die wichtigsten Kennzahlen für Inventareinträge, Mitarbeitende und aktive Zuweisungen sowie die Statusverteilung.
2. Arbeite „Heute auf dem Tisch“ nach Dringlichkeit ab: offene Rückgabeanfragen, aktive Reservierungen, fällige oder überfällige Wartung, laufende Inventurpositionen und ungeklärte Inventurdifferenzen.
3. Die Seite heißt „Betriebsübersicht“. Oben stehen „Wichtigste Kennzahlen“ und „Weitere Kennzahlen“; jede Kachel führt in die Liste, die sie zählt. Darunter folgen „Heute auf dem Tisch“, die Datenqualität, für Administratoren „Systemhinweise“ und „Systemzustand“ sowie die letzten Aktivitäten.
4. Öffne Datenqualitätskarten für fehlende Seriennummern, fehlende Standorte oder Widersprüche zwischen Zuweisung und Status. Die Karte führt direkt in eine passende Inventaransicht.
5. Administratoren prüfen den Systemzustand für Backup, Mail, Metriken, Scheduler, Verzeichnis und Anhang-Scan. „Handlungsbedarf“ bedeutet, dass der technische Betrieb kontrolliert werden muss.
6. Bei einer neuen Installation arbeite die Erste-Schritte-Checkliste ab. Blende sie erst aus, wenn Stammdaten, erster Inventareintrag, erste Person, Inventur und Berichte geprüft wurden.

Wenn es nicht funktioniert

Warum weicht eine Kennzahl von der Liste ab? Kennzahlen sind Momentaufnahmen und werden beim Laden der Seite berechnet; die Liste dahinter zeigt den Stand beim Öffnen. Lade das Dashboard neu, wenn zwischenzeitlich gebucht wurde. Fehlt eine Karte ganz, ist ihr Bereich für deine Rolle oder deine Lizenz nicht freigeschaltet.

Vor dem Start

Welche Kategorien sichtbar sind, hängt von Rolle, Verzeichnisfunktion und vorhandenen Vorgängen ab. Eine leere Arbeitsliste bedeutet nur, dass in diesem Bereich nichts offen ist.

So gehst du vor

1. Mit den Schaltern wechselst du zwischen allen Hinweisen, Bedarfsanfragen, Verzeichnisprüfungen, Rückgabeanfragen, Erinnerungen und überfälligen Erinnerungen. Die Textsuche grenzt die geladenen Hinweise weiter ein.
2. Welche Abschnitte erscheinen, hängt von der Rolle ab: Erinnerungen zu fälligen Zuweisungen und offene Rückgabeanfragen sehen alle angemeldeten Konten, Bedarfsanfragen nur Administration und Bearbeitung, Verzeichnisprüfungen und die Zustellhistorie nur die Administration.
3. Öffne ausstehende Bedarfsanfragen über ihre Referenz, prüfe Bedarf und Zieltermin und entscheide sie in der Ansicht „Bedarfsanfragen“. Diese Arbeitsliste ist Admin und Editor vorbehalten.
4. Prüfe Verzeichniswarnungen einzeln oder wähle mehrere eindeutige Hinweise aus und markiere sie gemeinsam als erledigt. Fachliche Namens- oder Austrittsentscheidungen triffst du im Verzeichnisbereich.
5. Öffne eine Rückgabeanfrage, prüfe Inventareintrag, Person, Zeitpunkt und Notiz und führe die Rücknahme erst nach physischer Übergabe aus. Wähle „Auf Lager“ oder „Wartung“; Wartung verlangt einen konkreten Hinweis.
6. Erinnerungen zeigen bald fällige oder überfällige Zuweisungen. Öffne den Inventareintrag, um eine Rücknahme zu buchen, den Termin zu ändern oder den Fall zu klären. Die Frist bleibt sonst unverändert.
7. Administratoren können eine Zustellprüfung ausführen. Sie sendet eine Beispielzusammenfassung an aktive Empfänger und eingerichtete Webhooks und zeigt die Ergebnisse nach Empfänger, Kanal und Kategorie.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ist meine Arbeitsliste leer? Eine leere Liste bedeutet nur, dass in diesem Bereich nichts offen ist. Prüfe zusätzlich den gewählten Schalter: „Bedarfsanfragen“ sehen nur Administration und Bearbeitung, Verzeichniswarnungen erscheinen nur bei eingerichteter Verzeichnisanbindung.

Vor dem Start

Die Reservierungsfunktion muss lizenziert sein. Die Person muss aktiv und der Inventareintrag darf nicht archiviert oder ausgemustert sein. Eine Reservierung ist noch keine tatsächliche Zuweisung.

So gehst du vor

1. Lege Beginn und Ende fest. Suche danach über Name, Inventar- oder Seriennummer nach einem freien Inventareintrag und wähle die Person. Ergänze bei Bedarf eine kurze Notiz zum Übergabekontext.
2. Die Inventarsuche blendet aktive Überschneidungen aus. Bei einer Zeitraumänderung wird die Auswahl geleert. Beim Speichern wird die Verfügbarkeit erneut geprüft; inzwischen entstandene Konflikte werden dabei gemeldet.
3. Nutze Listen- oder Kalenderansicht und filtere nach Inventareintrag, Person, Status und Zeitraum. Die lokale Suche und Statusschalter grenzen die geladene Liste zusätzlich ein.
4. Über „Ansicht“ wechselst du zwischen „Listenansicht“ und „Kalenderansicht“. Der Status ist „Vorgemerkt“, „Bestätigt“, „Storniert“ oder „Erfüllt“. Der Zeitraum beginnt standardmäßig heute, damit die Liste die anstehende Arbeit zeigt; für ältere Vorgänge weitest du „Von“ aus.
5. Öffne die Detailseite zum Bearbeiten. Der Inventareintrag bleibt unverändert; Person, Zeitraum und Notiz lassen sich soweit zulässig anpassen.
6. Bestätige die vorgemerkte Reservierung nach Prüfung von Inventareintrag, Person und Zeitraum. Erst danach ist „Abschließen“ verfügbar.
7. Schließe eine bestätigte Reservierung als erfüllt ab und ergänze bei Bedarf eine Abschlussnotiz. Beim Stornieren ist ein konkreter Grund erforderlich.
8. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.5 – Reservierung.

Wenn es nicht funktioniert

Warum meldet Inventonia einen „Zeitraumkonflikt“? Für denselben Inventareintrag besteht im gewählten Fenster bereits eine Reservierung; die Meldung nennt Person und Zeitraum. Verschiebe den Zeitraum oder wähle einen anderen Eintrag. Steht statt der Seite nur der Hinweis, dass die Funktion nicht in der aktiven Lizenz enthalten ist, fehlt die Lizenzfunktion „Reservierungen“.

Vor dem Start

Die Wartungsfunktion muss lizenziert sein. Für eine Aufgabe wird ein aktiver Inventareintrag benötigt; Bearbeitung und Abschluss erfordern Schreibrechte.

So gehst du vor

1. Suche den Inventareintrag, wähle Art wie DGUV V3, Inspektion, Wartung, Kalibrierung oder benutzerdefiniert und übernimm einen passenden Titel.
2. Lege Fälligkeit, optionales Wiederholungsintervall in Tagen, Vorlauf für Erinnerungen und sachliche Notizen fest. Prüfe die Zusammenfassung für einmalig oder wiederkehrend.
3. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.6 – Wartungsaufgabe und Erledigung.
4. Filtere aktive Aufgaben nach Inventareintrag, Status und Fälligkeitsbereich. Listen- und Kalenderansicht sowie „Demnächst fällig“ helfen bei der Einsatzplanung. Das Archiv zeigt historische Aufgaben getrennt.
5. Unter „Ansicht“ wählst du „Listenansicht“, „Kalenderansicht“ oder das Archiv. Der „Planungshorizont“ stellt das Fenster auf 7, 14 oder 30 Tage. Unter „Sichtbarkeit“ trennst du aktive von archivierten Aufgaben; der Status ist „Geplant“, „Fällig“, „Überfällig“, „Erledigt“ oder „Übersprungen“.
6. In der Zeile stehen höchstens zwei Aktionen: „Abschließen“ und „Bearbeiten“. „Überspringen“, „Archivieren“ und „Durchführungen exportieren“ liegen bewusst auf der Detailseite, damit sie nicht aus Versehen aus der Liste ausgelöst werden.
7. Öffne eine Aufgabe zum Bearbeiten. „Abschließen“ erfasst Ausführungszeit, ausführende Person, optional Dienstleister, Belegreferenz, Betrag mit Währung und einen abweichenden nächsten Termin. Wähle bei Bedarf einen vorhandenen Anhang des Inventareintrags oder lade einen neuen Prüfbericht hoch.
8. Mit „Überspringen“ hältst du fest, dass der Termin nicht ausgeführt wurde. „Archivieren“ entfernt eine nicht mehr gültige Aufgabe aus der aktiven Planung. Kontext und frühere Durchführungen bleiben im schreibgeschützten Archiv erhalten.

Wenn es nicht funktioniert

Wann nehme ich „Überspringen“ statt „Abschließen“? „Überspringen“ dokumentiert, dass die Aufgabe an diesem Termin ausfällt oder verschoben wurde; „Abschließen“ verlangt ein Durchführungsdatum und erzeugt den Nachweis. „Archivieren“ löscht nichts: die Aufgabe verlässt nur die aktiven Ansichten und bleibt über „Sichtbarkeit“ und „Archivierte Aufgaben“ erreichbar.

Vor dem Start

Lieferant und Zielstandort müssen aktiv sein. Inventarpositionen benötigen eine Kategorie; Verbrauchsmaterialien, Komponenten und Zubehör werden aus dem jeweiligen aktiven Katalog gewählt. Nur Admin und Editor dürfen Bestellungen verändern.

So gehst du vor

1. Lege eine Bestellung mit Lieferant, Zielstandort, Währung und mindestens einer Position an. Wähle je Position Inventareintrag, Verbrauchsmaterial, Komponente oder Zubehör und erfasse Menge sowie optional Einzelpreis und Liefertermin.
2. Öffne aus einem genehmigten, noch ungedeckten Inventarbedarf einen Bestellentwurf. Kategorie, Modell und Anforderungsreferenz werden übernommen. Lieferant und Konditionen legst du selbst fest.
3. Prüfe den Entwurf und wähle „Bestellung auslösen“. Trage das tatsächliche „Bestelldatum“ ein. Danach sind Lieferant, Ziel, Währung, Positionen und Preise gesperrt. Filter für Status, Lieferant, Zielstandort und „Nur überfällige Lieferungen“ grenzen die Arbeitsliste ein.
4. Die Liste zeigt „Bestellung“, „Lieferant“, „Status“, „Liefertermin“, „Wareneingang“ als Fortschritt aus gelieferter und bestellter Menge, „Nettosumme“ und „Zuletzt geändert“; die schmalen Spalten erscheinen erst auf breiten Bildschirmen. Der Status ist „Entwurf“, „Bestellt“, „Teilweise geliefert“, „Vollständig geliefert“, „Abgeschlossen“ oder „Storniert“.
5. Wähle „Wareneingang buchen“ – direkt in der Zeile der Bestellliste oder auf der Bestellung. Der Dialog ist vorbelegt: jede offene Position ist ausgewählt und trägt ihre Restmenge. Erfasse „Eingangsdatum“ und optional die „Lieferscheinnummer“. Für jeden Inventareintrag sind Name und Inventarnummer erforderlich; eine Seriennummer kann ergänzt werden.
6. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.2 – Bestellung und Wareneingang.
7. Bei Mengenartikeln erhöht der Wareneingang den Bestand am Zielstandort. Bei Inventareinträgen entstehen einzelne Bestandsdatensätze. Bestellung, Eingang, erzeugter Inventareintrag oder Lagerbewegung bleiben miteinander verknüpft.
8. Wähle „Restmenge schließen“ nur, wenn keine weitere Lieferung mehr kommt, und halte die Begründung fest. Solange kein Wareneingang gebucht ist, kannst du stattdessen „Bestellung stornieren“ wählen – auch dafür ist eine Begründung Pflicht.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Position nicht auswählbar, prüfe, ob der Katalogeintrag archiviert ist, und die Restmenge. Wurde eine Bedarfsanfrage bereits auf anderem Weg beschafft, kläre zuerst die offene Bestellung oder Position.

Vor dem Start

Ein Artikel erscheint nur mit einem Meldebestand größer null an einer Bestandsposition. Sichtbar sind ausschließlich Standorte, für die du berechtigt bist. Den Entwurf anlegen dürfen Admin und Editor.

So gehst du vor

1. Öffne „Bestellvorschlag“ aus der Bestellliste oder aus einer Niedrigbestandsansicht von Standortbeständen, Verbrauchsmaterial, Komponenten oder Zubehör.
2. Grenze die Liste über Artikelart, Lagerort und Lieferant ein. Je Zeile stehen aktueller Bestand, Meldebestand und die vorgeschlagene Menge: Meldebestand minus Bestand, mindestens eine Einheit.
3. Wähle die Positionen aus, die wirklich bestellt werden sollen, und überschreibe die Menge dort, wo Verpackungseinheit oder Budget eine andere Zahl verlangen.
4. Prüfe Lieferant und Zielstandort. Beide werden aus der Auswahl vorbelegt, sobald sie eindeutig sind; bei einem fehlenden oder archivierten Lieferanten bleibt das Feld bewusst leer.
5. Lege den Bestellentwurf an. Inventonia öffnet die neue Bestellung, in der du Preise, Liefertermin und Notizen ergänzt und sie anschließend als bestellt markierst.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlt ein Artikel, hat seine Bestandsposition keinen Meldebestand oder liegt darüber. Verschwindet eine Zeile beim Anlegen, wurde der Bestand zwischenzeitlich aufgefüllt; lade den Vorschlag neu.

Vor dem Start

Quell- und Zielstandort müssen aktiv und verschieden sein. Mengenpositionen benötigen Bestand am Quellstandort; Inventareinträge müssen dort aktiv und auf Lager sein. Nur Admin und Editor dürfen Transfers verändern.

So gehst du vor

1. Prüfe unter „Standortbestände“ verfügbare Mengen, Meldebestand und nicht zugeordnete Altbestände. Zugänge, Ausgaben, Einbauten, Rücknahmen und Korrekturen werden immer gegen die ausgewählte Bestandsposition gebucht.
2. „Standortbestände“ zeigt je Zeile „Artikel“, „Standort“, „Verfügbar“, „Meldebestand“ und einen Status: „Ausreichend“, „Niedrig“ oder „Leer“. „Nur ohne Standort“ zeigt Altbestand ohne Lagerort, „Nur am oder unter Meldebestand“ die Nachbestellkandidaten. „Bestand konfigurieren“ setzt Meldebestand und bestätigten Standort.
3. Die Transferliste zeigt „Transfer“, „Route“, „Status“, „Ankunft“, „Empfang“ und „Zuletzt geändert“. Der Status ist „Entwurf“, „Unterwegs“, „Teilweise empfangen“, „Empfangen“ oder „Storniert“. „Nur überfällige Transfers“ zeigt Sendungen, deren erwartete Ankunft verstrichen ist.
4. Lege einen Transferentwurf mit Quell- und Zielstandort an. Ergänze Inventareinträge und Mengenartikel aus dem Quellbestand sowie bei Bedarf geplante Ankunft, Frachtführer, Sendungsnummer und eine kurze Notiz.
5. Prüfe alle Positionen physisch und bestätige den Versand mit dem tatsächlichen Versanddatum. Mengen werden am Quellstandort abgezogen; Inventareinträge wechseln auf „Unterwegs“ und sind bis zum Empfang nicht verfügbar.
6. Bestätige am Ziel nur tatsächlich eingetroffene Restmengen. Teilmengen bleiben offen; vollständig empfangene Mengen erhöhen den Zielbestand und empfangene Inventareinträge werden am Ziel wieder „Auf Lager“ geführt.
7. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.3 – Standorttransfer, Versand und Empfang.

Wenn es nicht funktioniert

Ist eine Position nicht auswählbar, aktualisiere Quellbestand und Transfer. Prüfe Standort, Inventarstatus, offene Transfers und verfügbare Menge der konkreten Bestandsposition.

Vor dem Start

Berichte verwenden den aktuell gespeicherten Datenstand. Exporte können personenbezogene und interne Angaben enthalten. Schütze sie vor unbefugtem Zugriff.

So gehst du vor

1. Wähle im Katalog den passenden Bestands-, Mitarbeitenden-, Zuweisungs-, Audit- oder Inventurexport. Prüfe vorher die gesetzten Filter.
2. Verschaffe dir einen Überblick über Statusverteilung, Aktivität, anstehende Rückgaben, letzte Importe und Inventuren. Die Ursache findest du im jeweils verknüpften Datensatz.
3. Prüfe im Inventar-Lebenszyklus überfällige oder anstehende Ersatzplanung, Garantiefristen und die Abdeckung der Planungsdaten. Wähle den Zeitraum, grenze ein Signal ein und öffne den betroffenen Inventardatensatz zur Korrektur.
4. Im Berichtsexplorer legst du Zeitraum, Ereignisart und weitere Regeln fest. Mehrere Regeln engen die Ergebnismenge gemeinsam ein; entferne Regeln, die nicht zur Fragestellung gehören.
5. Nutze Schnellfilter für typische Fragen und die lokale Suche für die bereits geladenen Ereignisse. Setze beides zurück, bevor du eine scheinbar leere Auswertung bewertest.
6. Speichere häufig verwendete Regelkombinationen als Berichtsvorlage. Wende sie später erneut an oder lösche sie, sobald sie nicht mehr gebraucht werden.

Wenn es nicht funktioniert

Warum sind meine Berichtsvorlagen plötzlich woanders? Vorlagen liegen jetzt am Konto statt im Browser und stehen dir damit auf jedem Gerät zur Verfügung; früher lokal gespeicherte Vorlagen werden beim ersten Öffnen übernommen. CSV und JSON folgen immer den im Explorer gesetzten Filtern – prüfe Aktivität, Akteur und Zeitraum, bevor du den Export als Nachweis weitergibst.

Vor dem Start

Bewertet wird nur ein Inventareintrag mit Kaufpreis, Währung, Kaufdatum und Abschreibungsdauer. Den Restwert pflegst du im Bearbeitungsformular unter „Beschaffung“. Sichtbar sind nur Standorte, für die du berechtigt bist.

So gehst du vor

1. Öffne „Berichte“ und dort „Werte“. Ohne eigene Auswahl gilt der heutige Tag als Stichtag.
2. Setze den Stichtag, zum Beispiel auf den letzten Tag eines Quartals, und übernimm ihn. Alle Zahlen der Seite beziehen sich danach auf dieses Datum.
3. Lies die Gesamtwerte je Währung: Anzahl, Kaufwert, Buchwert und Abschreibung pro Monat. Inventonia rechnet keine Währungen um, sondern zeigt jede Währung als eigenen Block.
4. Vergleiche die Aufteilungen nach Kategorie und nach Standort, um zu sehen, wo der Wert liegt, und öffne bei Bedarf die Einzelliste mit Kaufpreis, Restwert, Buchwert und Ende der Abschreibung.
5. Ergänze die nicht bewertbaren Einträge über den Hinweis auf der Seite; er öffnet die gefilterte Inventarliste. Für die Buchhaltung lädst du dieselben Zeilen als CSV herunter.

Wenn es nicht funktioniert

Fehlt ein Inventareintrag in der Liste, prüfe Kaufpreis, Währung, Kaufdatum und Abschreibungsdauer. Ausgemusterte Einträge behalten den Wert ihres Ausmusterungsdatums; archivierte und am Stichtag noch nicht gekaufte Einträge zählen nicht mit.

Vor dem Start

Kategorien beeinflussen Formulare, Importe, Filter und Berichte. Plane Namen und Hierarchie vor größeren Änderungen und vermeide gleichbedeutende Parallelkategorien.

So gehst du vor

1. Öffne „Stammdaten“ und den Abschnitt Kategorien. Suche bestehende Einträge und filtere nach allen, Wurzelkategorien oder Kategorien mit eigenen Feldern.
2. „Stammdaten verwalten“ stapelt vier Bereiche auf einer Seite: die Kategoriestruktur, die Inventarmodelle, die Standorte und die Lieferanten. Jeder Bereich hat seine eigene Suche und nennt oben seine Zahl an Einträgen; die Seite selbst zählt Kategorien, Modelle, Standorte und Lieferanten. Erreichbar ist sie nur für Administration und Bearbeitung.
3. Über die Umschalter grenzt du die Kategorien auf „Alle Kategorien“, „Nur Wurzelebene“ oder „Nur mit Feldern“ ein. „Alle Ebenen öffnen“ und „Alle Ebenen schließen“ klappen den ganzen Baum auf oder zu. Je Zeile stehen Name, Beschreibung, die Zahl der Felder und die Zahl der direkten Unterkategorien, bei archivierten Einträgen zusätzlich „Archiviert“.
4. Lege eine Kategorie mit eindeutigem Namen, optionaler Beschreibung und Sortierreihenfolge an. Ordne sie bei Bedarf einer übergeordneten Kategorie zu.
5. Füge eigene Felder mit stabilem Schlüssel, verständlicher Bezeichnung, Typ und Pflichtstatus hinzu. Bei Auswahlfeldern legst du außerdem die erlaubten Optionen fest. Ändere Schlüssel nicht ohne Migrationsplan für vorhandene Inventarwerte.
6. Klappe große Bäume nach Bedarf ein oder aus. Prüfe vor dem Archivieren die Zahl der Unterkategorien und Felder. Ändere nur die benötigten Eigenschaften.
7. Zum Wiederherstellen suchst du den archivierten Eintrag und wählst „Wiederherstellen“. Prüfe auch übergeordnete Kategorien und Feldoptionen, bevor neue Inventareinträge ihn verwenden.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich eine Kategorie nicht archivieren? Solange aktive Inventarmodelle an ihr hängen, bleibt die Archivierung gesperrt; archiviere zuerst die Modelle. Eine archivierte Kategorie steht in Formularen nicht mehr zur Auswahl, bleibt aber an bestehenden Einträgen erhalten.

Vor dem Start

Die Katalogeinträge der Positionen müssen aktiv sein: Inventarmodelle, Zubehör und Verbrauchsmaterial. Für die Ausgabe braucht der gewählte Standort passenden Bestand.

So gehst du vor

1. Öffne „Ausstattungssets“ und wähle „Set anlegen“. Vergib einen Namen, der im Haus eindeutig ist, zum Beispiel Arbeitsplatz Büro.
2. Füge Positionen hinzu: je Position die Art (Gerätemodell, Zubehör, Verbrauchsmaterial), den Katalogeintrag und die Menge. Jeder Katalogeintrag steht höchstens einmal im Set.
3. Wähle „Set ausgeben“ – entweder in der Zeile des Sets unter „Ausstattungssets“ oder auf der Seite der Person unter „Mitarbeitende“. Der Dialog fragt nach „Ausstattungsset“, „Person“ und „Standort“; was du schon geöffnet hast, ist vorbelegt.
4. Wähle „Prüfen“. Die Prüfung zeigt je Position „Benötigt“ und „Verfügbar“ am gewählten Standort. Passen mehrere Inventareinträge, wählst du unter „Inventareinträge wählen“ genau die angegebene Anzahl aus. Danach wählst du „Jetzt ausgeben“.
5. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.7 – Ausstattungsset und Ausgabe.

Wenn es nicht funktioniert

Bleibt „Jetzt ausgeben“ gesperrt, nennt die Prüfung je Position den Grund: „Der Katalogeintrag ist archiviert. Passe das Set an.“, „Am gewählten Standort nicht geführt.“ oder „Bestand am gewählten Standort reicht nicht aus.“ Buche den fehlenden Bestand am Zielstandort oder wähle einen anderen Standort.

Meldet das Speichern „Ein Set braucht mindestens eine Position“ oder „Wähle für jede Position einen Katalogeintrag und eine Menge ab eins“, fehlt in einer Zeile der Katalogeintrag oder die Menge steht auf null.

Vor dem Start

Das Modell benötigt eine aktive Kategorie. Suche vor der Anlage nach abweichender Großschreibung oder zusätzlichen Leerzeichen; Inventonia verhindert normalisierte Dubletten.

So gehst du vor

1. Öffne „Stammdaten“ und „Modelle durchsuchen“. Grenze die Liste nach Suchbegriff, Kategorie und „Sichtbarkeit“ ein.
2. Je Modellzeile stehen Hersteller und Bezeichnung, darunter Kategorie und Modellnummer sowie die Zahl aktiver und die Zahl aller damit verknüpften Inventareinträge. Über der Liste steht die Trefferzahl. Nur dieser Bereich blättert; Standorte und Lieferanten laden vollständig und zeigen stattdessen, wie viele der Einträge gerade sichtbar sind.
3. Lege Kategorie und Modellbezeichnung fest. Ergänze Hersteller, Modellnummer und Beschreibung nur mit verlässlichen Produktdaten.
4. Hinterlege optionale Standardwerte für Garantie und Nutzungsdauer in Monaten. Sie gelten nur für neue Inventareinträge mit noch leeren Einzelfeldern.
5. Archiviere nicht mehr auswählbare Modelle. Bestehende Inventarverknüpfungen bleiben lesbar; „Wiederherstellen“ gibt das Modell für neue Zuordnungen frei.

Wenn es nicht funktioniert

Warum erscheint ein Modell nicht in der Auswahl? Die Modellauswahl eines Inventareintrags zeigt nur aktive Modelle der gewählten Kategorie. Prüfe die „Sichtbarkeit“ im Modellkatalog und ob das Modell derselben Kategorie zugeordnet ist.

Vor dem Start

Prüfe vor einer Neuanlage ähnliche Schreibweisen. Einheitliche Standorte und Lieferanten sind Voraussetzung für verlässliche Filter und Auswertungen.

So gehst du vor

1. Lege einen Standort mit Namen und optionaler Beschreibung an. Erfasse Gebäude, Etage, Raum und Bereich nur so detailliert, wie es die tatsächliche Struktur verlangt.
2. Lege Lieferanten mit eindeutigem Namen und einer kurzen, sachlichen Beschreibung an. Vertrags- oder Kontaktdaten gehören nur hinein, wenn dieser Zweck organisatorisch vorgesehen ist.
3. Nutze die lokale Suche, bearbeite Schreibweise oder Struktur und speichere. Prüfe danach die betroffenen Inventarfilter.
4. Archiviere nicht mehr verwendete Einträge, statt sie aus historischen Inventareinträgen zu entfernen. Wiederherstellen macht sie erneut für neue Datensätze auswählbar.

Wenn es nicht funktioniert

Warum fehlen „Standortbestände“ und „Standorttransfers“? Beide Bereiche brauchen die Lizenzfunktion „Mehrere Standorte“. Ohne sie zeigt die Seite nur den Hinweis, dass die Funktion in der aktiven Lizenz nicht enthalten ist; Administratoren gelangen von dort direkt zur Lizenzseite.

Vor dem Start

Nur Administratoren haben Zugriff. Für Standortrollen müssen die betreffenden Konten und Standorte bereits vorhanden sein.

So gehst du vor

1. Prüfe Organisations- und Produktnamen. Hinterlege bei Bedarf eine erreichbare Logo-URL sowie Primär- und Akzentfarbe.
2. Speichere das Branding und prüfe Navigation, Anmeldung und Seitentitel in beiden Sprachen.
3. Unter „Sperrvermerke“ setzt du den Haken „Sperrvermerke verwenden“ und speicherst. Danach trägt jedes Gerät, jeder Vertrag, jede Bestellung, jede Inventur und jedes Dokument die Aktion „Sperrvermerk setzen“. Ein gesperrter Datensatz lässt sich nicht mehr löschen, archivieren, ausmustern oder stornieren, bis jemand den Vermerk aufhebt; die tägliche Arbeit mit ihm bleibt unverändert. Setzen und Aufheben verlangen eine Begründung und stehen im Änderungsprotokoll.
4. Wähle für einen eingeschränkten Zugriff das Konto, den Standort und die passende Rolle aus. Die Standortrolle kann die Kontorolle nur einschränken, nicht erweitern.
5. Prüfe bestehende Zuweisungen und entferne nicht mehr benötigte Standortrollen einzeln.

Wenn es nicht funktioniert

Warum wirkt eine Standortrolle nicht wie erwartet? Standortrollen schränken ein, sie erweitern nicht: Ein Konto mit der Rolle „Lesend“ wird durch eine Standortrolle „Bearbeitung“ nicht zum Bearbeiter. Und sobald ein Konto überhaupt eine Standortrolle hat, sieht es nur noch die Standorte, für die es eine hat.

Vor dem Start

Nur Administratoren haben Zugriff. Prüfe vor Änderungen Kontoquelle, aktuelle Rolle, Status, Zwei-Faktor-Zustand und die Verknüpfung zur Person.

So gehst du vor

1. Suche nach Namen oder E-Mail und nutze die Fokusfilter für lokal, extern, deaktiviert, ohne Personenlink oder Zwei-Faktor-Handlungsbedarf. Die Suche oberhalb der Tabelle grenzt die angezeigte Seite weiter ein.
2. Die Tabelle zeigt Name mit Anmeldequelle, E-Mail-Adresse, die verknüpfte Person, die Rolle als direkt änderbare Auswahl, den Status „Aktiv“ oder „Deaktiviert“ und die letzte Anmeldung. Die verknüpfte Person und die letzte Anmeldung erscheinen erst auf sehr breiten Bildschirmen. Bei Administratorkonten steht unter dem Status zusätzlich, ob der Zwei-Faktor-Schutz aktiv ist.
3. Mit einer Lizenz für den Compliance-Bereich kommen je nach eingeschalteter Regel zwei Spalten dazu. „Standortübergreifend“ hat die Werte „Nach Standortrollen“, „Ja“ und „Nein“; an einem Administratorkonto steht dort nur der Hinweis, dass Administratoren immer an allen Standorten arbeiten. „Exportrecht“ hat die Werte „Nach Rolle“, „Erlaubt“ und „Nicht erlaubt“ und gilt für jede Rolle, auch für Administratoren. Beide Auswahlen speichern sofort und stehen danach im Änderungsprotokoll.
4. Über der Liste steht die Karte „Rolle Prüfer“. Setze den Haken „Rolle Prüfer anbieten“ und speichere, dann steht in jeder Rollenauswahl die zusätzliche Rolle „Prüfer“. Ein Prüfer liest Auswertungen, Inventuren, Inventarereignisse und das Änderungsprotokoll; Mitarbeitende, Geräte, Verträge, Dokumente und Bestellungen bleiben ihm verschlossen, und schreiben kann er nichts. Die Rolle kostet nichts und die Änderung steht im Änderungsprotokoll. Nimmst du den Haken wieder heraus, legt auch eine ältere LDAP-Gruppenzuordnung oder ein älterer Vorgabewert eines Anmeldedienstes keine Prüferkonten mehr an: Solche Konten entstehen mit der Rolle „Lesend“, das Serverprotokoll hält es fest, und keine Anmeldung scheitert daran.
5. „Verwalten“ öffnet alles Weitere zu einem Konto: Person verknüpfen oder die Verknüpfung entfernen, „Passwort setzen“, „Personendaten exportieren“, „Deaktivieren“ und „Anonymisieren“. Das eigene Konto kannst du hier weder umstufen noch deaktivieren noch anonymisieren – das gehört in die eigenen Kontoeinstellungen.
6. Lege ein lokales Konto mit Name, E-Mail, Rolle und sicherem Startpasswort an. Übermittle das Passwort getrennt und fordere eine zeitnahe Änderung.
7. Verknüpfe das Konto mit genau einem Mitarbeitendeneintrag, wenn die Person eigene Vorgänge bearbeiten soll oder Aktionen eindeutig zugeordnet werden müssen. Suche nach mehreren Merkmalen und prüfe die Identität vor dem Speichern.
8. Ändere Rollen nach dem Prinzip der geringsten Rechte. Ein administratives Passwortsetzen beendet aktive Sitzungen und setzt vorhandenen Zwei-Faktor-Schutz des Zielkontos zurück.
9. Deaktiviere ausgeschiedene oder nicht mehr berechtigte Konten. Anonymisiere Kontodaten nur im freigegebenen Datenschutzprozess und exportiere Personendaten nur mit passendem Zweck.

Wenn es nicht funktioniert

Warum sind „Deaktivieren“ oder „Rolle speichern“ ausgegraut? Das eigene Konto lässt sich nicht selbst deaktivieren oder umstufen, ein bereits deaktiviertes Konto nicht erneut, und ein über LDAP verwaltetes Konto verwaltest du im Verzeichnis. „Passwort setzen“ macht alle laufenden Sitzungen dieses Kontos sofort ungültig und setzt einen aktiven Zwei-Faktor-Schutz zurück; eine Rollenänderung erneuert die Sitzungen des Kontos.

Vor dem Start

Nur die Administration öffnet diesen Bereich. Jede Regel ist im Auslieferungszustand aus, bis auf den zweiten Faktor für die Administration; solange nichts eingeschaltet ist, verhält sich die Installation wie zuvor.

Eine Regel wirkt sofort für alle Konten. Kündige eine Änderung an, die Menschen aussperren kann — etwa einen erzwungenen zweiten Faktor oder eine Obergrenze für gleichzeitige Sitzungen.

So gehst du vor

1. Öffne „Sicherheit und Nachweise“. Die Seite hat vier Abschnitte: „Zugang und Anmeldung“, „Nachweise“, „Kontrollen“ und „An anderer Stelle geschaltet“.
2. Unter „Zugang und Anmeldung“ wählst du bei „Zwei-Faktor verpflichtend“ die Rollen aus, die einen zweiten Faktor einrichten müssen. „Leerlauf-Zeitlimit“, „Gleichzeitige Sitzungen“ und „Höchstlaufzeit für API-Tokens“ sind Zahlen; 0 bedeutet jeweils keine Grenze. „Standortrechte ohne Rückfall“ und „Exportrecht getrennt vergeben“ verschieben Entscheidungen in die Benutzerverwaltung.
3. Unter „Nachweise“ schaltest du ein, was protokolliert wird: „Fehlgeschlagene Anmeldungen protokollieren“, „Exporte protokollieren“, „Lesezugriffe auf Personendaten protokollieren“ und „Prüfsumme je Dokument“. Der Lesezugriffsschalter erzeugt bei täglicher Nutzung sehr viele Einträge.
4. Unter „Kontrollen“ wählst du beim „Vier-Augen-Prinzip“ die Vorgangsarten, die eine zweite Person freigeben muss. „Rezertifizierung“ ist der Abstand zwischen zwei Kampagnen in Tagen; 0 schaltet sie ab. „Notfallzugang“ erlaubt der Bearbeitung, sich befristet heraufzusetzen.
5. Wähle „Speichern“. Nur geänderte Regeln werden geschrieben; „Änderungen verwerfen“ stellt den gespeicherten Stand wieder her. Wenn nichts geändert wurde, meldet die Seite „Es gibt nichts zu speichern“.
6. Unter jeder Regel steht „Bereich öffnen“ mit dem Bereich, in dem sie wirkt — etwa die Freigaben, die Rezertifizierung oder das Änderungsprotokoll.
7. Hast du „Prüfsumme je Dokument“ eingeschaltet, rechnet „Nachrechnen starten“ unter „Prüfsummen“ am Ende der Seite die Prüfsummen für ältere Dokumente nach.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lassen sich „Prüferrolle“ und „Sperrvermerk“ hier nicht schalten? Beide haben einen eigenen Schalter dort, wo sie wirken: die Prüferrolle in der „Benutzerverwaltung“, der Sperrvermerk unter „Organisation und Erscheinungsbild“. Unter „An anderer Stelle geschaltet“ steht, wie sie gerade stehen, mit dem Weg dorthin. Weist ein Zahlenfeld eine Eingabe zurück, nennt die Meldung unter dem Feld den erlaubten Bereich.

Vor dem Start

„Sicherheit & Konto“ erreicht jedes angemeldete Konto, auch ein reines Ausleihkonto. Passwortänderungen gelten nur für lokale Konten; LDAP- und SSO-Zugangsdaten bleiben beim externen Identitätsdienst.

So gehst du vor

1. Zum Passwortwechsel gibst du „Aktuelles Passwort“, „Neues Passwort“ und „Passwort bestätigen“ ein. Das neue Passwort braucht mindestens 14 Zeichen und darf nicht auf der Liste bekannter, bereits veröffentlichter Passwörter stehen. Die aktuelle Sitzung bleibt nach einem normalen Eigenwechsel aktiv.
2. Unter „Sprache der Benachrichtigungen“ wählst du „Deutsch“ oder „Englisch“ und speicherst mit „Benachrichtigungen speichern“. Die Wahl gilt für die E-Mails, die Inventonia dir zu deinen eigenen Vorgängen schickt.
3. Administratoren aktivieren TOTP, indem sie den QR-Code mit einer Authenticator-App scannen und den Vorgang mit aktuellem Passwort und Code bestätigen. Ein Konto, das sich über SSO oder SAML anmeldet, hat hier kein Passwort und bestätigt allein mit dem Code. Bewahre Wiederherstellungscodes getrennt und geschützt auf.
4. Neue Wiederherstellungscodes machen den bisherigen Satz ungültig. Zum Deaktivieren von 2FA ist eine erneute Bestätigung mit Passwort und gültigem zweiten Faktor erforderlich.
5. Administration, Bearbeitung und Lesen wählen zusätzlich die Erinnerungskategorien wie Bedarfsanfragen, Fristen, Wartung, Garantie, Softwarelizenzen oder Inventurprüfung. Wenn Mail nicht eingerichtet ist, werden die Einstellungen gespeichert, aber keine E-Mails versendet.
6. API-Tokens erhalten höchstens die Rechte deines Kontos und können enger begrenzt werden. Vergib Name und Gültigkeit, kopiere das Geheimnis sofort und widerrufe nicht mehr benötigte Tokens. Auch ein Prüferkonto legt hier eigene Tokens an; sie holen genau die Daten, die der Prüfer auch auf seinen Seiten sieht.

Wenn es nicht funktioniert

Warum sehe ich den Zwei-Faktor-Schutz oder die API-Tokens nicht? Der Zwei-Faktor-Schutz wird Administratoren angeboten, gleich ob das Konto lokal, über LDAP oder über SSO angemeldet ist; weitere Rollen kann eine Organisation nur mit einer entsprechenden Lizenz dazunehmen. API-Tokens brauchen zusätzlich die Lizenzfunktion „API-Zugriff“ und eine der Rollen Administration, Bearbeitung, Lesen oder Prüfung. Bei einem LDAP- oder SSO-Konto fehlt der Passwortwechsel, weil das Passwort beim Identitätsdienst liegt; die Seite heißt dort im ersten Abschnitt „Anmeldung“ und nennt den zuständigen Dienst.

Vor dem Start

Audit-Daten enthalten Sicherheits- und Personenkontext. Der Zugriff ist auf Administration begrenzt und Exporte benötigen einen dokumentierten Zweck.

So gehst du vor

1. Setze Suchbegriff, Ereignistyp, Zeitraum und Seitengröße. Konkrete Ereignistypen wie Anmeldung, Rollenänderung, Token-Lebenszyklus, Inventar- oder Importaktion grenzen die Treffer gezielt ein.
2. Die Tabelle hat vier Spalten: „Typ“, „Akteur“, „Zeitpunkt“ und „Details“. Unter „Details“ stehen die strukturierten Angaben des Ereignisses; „Rohdaten anzeigen“ klappt die technische Fassung auf. Die Ereignistypen sind nach Bereichen gruppiert, etwa „Konten und Zugang“, „Inventar und Dokumente“, „Bestände“, „Abläufe“, „Inventur“, „Stammdaten“ und „System“.
3. Neben dem Serverfilter gibt es einen Schnellfilter, der nur die geladene Seite eingrenzt: „Alle auf dieser Seite“, „Nur Zugang & Sitzung“, „Nur API-Tokens“, „Nur Reservierungen“ und „Nur Webhooks“. Der CSV-Export folgt dem Serverfilter, nicht dem Schnellfilter.
4. Prüfe Zeitpunkt, Akteur, Ziel und technische Details eines Treffers. Systemereignisse können ohne menschlichen Akteur erscheinen.
5. Nutze Schnellfilter für Anmeldungen, Kontosicherheit oder API-Tokens und die lokale Suche, um die geladene Seite weiter einzugrenzen.
6. Exportiere CSV für tabellarische Auswertung oder JSON für strukturierte Weiterverarbeitung. Dokumentiere Filter und Zeitraum zusammen mit der Datei.
7. Mit einer Lizenz für den Compliance-Bereich steht unter der Ereignisliste die Karte „Prüferpaket“. „Prüferpaket laden“ speichert eine JSON-Datei mit den gefilterten Ereignissen samt ihrer Position in der Kette, dem Ergebnis der Kettenprüfung und einer SHA-256-Prüfsumme über genau diese Ereignisse. Sie folgt dem Serverfilter und enthält höchstens 1000 Ereignisse; die Datei sagt, wenn sie gekürzt wurde. Sie verlangt dasselbe Exportrecht wie der CSV-Export und steht mit demselben Eintrag im Protokoll.
8. Mit einer Lizenz für den Compliance-Bereich steht unter der Ereignisliste zusätzlich „Konfigurationsänderungen“: jede gespeicherte Systemeinstellung, neueste zuerst, mit „Nr.“, Zeitpunkt, „Gespeichert von“ und den geänderten Feldern mit Wert vorher und nachher. „Kette unversehrt“ sagt, dass die Reihe lückenlos ist. Geheimnisse stehen dort nie.

Wenn es nicht funktioniert

Warum finde ich einen Vorgang nicht? Das Änderungsprotokoll ist Administratoren vorbehalten und zeigt Sicherheits- und Kontoereignisse. Fachliche Bewegungen eines Inventareintrags stehen in dessen Verlauf, Bestandsbuchungen in der Bewegungshistorie des Artikels. Prüfe außerdem den Zeitraum: „Von“ und „Bis“ arbeiten auf den Zeitpunkt des Ereignisses.

Vor dem Start

Nur eine unveränderte, für diese Installation ausgestellte Lizenzdatei kann aktiviert werden. Sichere die bisherige Datei nach dem betrieblichen Verfahren, bevor du sie ersetzt.

So gehst du vor

1. Prüfe Status, Ablaufdatum und gegebenenfalls verbleibende Schonfrist. Nach Ablauf der Schonfrist wechselt eine Installation, die schon einmal eine gültige Lizenz hatte, in Ansicht und Export: Lesen und Exportieren bleiben offen, Änderungen sind gesperrt.
2. Vergleiche Benutzer- und Inventarnutzung mit den Grenzen. Plane Erweiterung oder Datenbereinigung vor Erreichen des Limits; Archivierung kann je nach Lizenzvertrag weiterhin zur Nutzung zählen.
3. Prüfe die freigeschalteten Funktionen: LDAP, Wartung, Reservierungen, API, mehrere Standorte, SSO, SAML und Compliance.
4. Kontrolliere Instanzkennung und gebundene Instanz. Wähle danach die neue Lizenzdatei, lade sie hoch und prüfe den neu berechneten Status.

Wenn es nicht funktioniert

Warum werden Änderungen abgewiesen, obwohl alles lesbar ist? Die Lizenz ist abgelaufen und die Schonfrist ist vorbei. Lesen, Auswerten und Exportieren bleiben offen, Änderungen nicht. Lade die neue Lizenzdatei hoch; danach läuft alles sofort weiter.

Was passiert in diesem Zustand mit der Aufbewahrung? Die automatische Bereinigung ist ausgesetzt, es wird nichts gelöscht oder anonymisiert. Daten bleiben dadurch länger gespeichert als eure Aufbewahrungsregel vorsieht; der nächste Lauf nach der neuen Lizenz holt das nach.

Warum ist gar nichts erreichbar? In einer Installation, in der noch nie eine gültige Lizenz lag, bleiben nur „Lizenz“ und „Systemstatus“ offen. Wird die Datei abgewiesen, vergleiche die angezeigte Instanzkennung mit der gebundenen Kennung in der Datei – eine Lizenz einer anderen Installation wird nicht angenommen.

Vor dem Start

Nur die Administration erreicht die Seite: ein Paket enthält die gesamte Organisation in einer Datei. Ein Lizenzmerkmal wird nicht verlangt, und auch eine abgelaufene Lizenz hält das Paket nicht auf.

So gehst du vor

1. Öffne „Alle Daten herunterladen“ unter der Organisation. Die Seite nennt die Zahl der Tabellen und der hinterlegten Dokumente, die in das Paket gehen würden.
2. Entscheide unter „Umfang“, ob „Dokumente mitnehmen“ gesetzt bleibt. Ohne Dokumente entsteht nur der Datenteil, und das deutlich schneller.
3. „Paket erzeugen“ startet den Lauf. Er arbeitet im Hintergrund, die Seite nennt den „Fortschritt“ in Prozent, und nach einem Neustart macht er an der Datei weiter, die er zuletzt fertig hatte. „Abbrechen“ hält ihn an.
4. „Herunterladen“ holt das fertige Paket ab. Vergleiche die in der Liste angezeigte Prüfsumme mit der Datei, die bei dir ankommt. Im Archiv liegen je Tabelle eine CSV-Datei unter data/, die Dokumente unter attachments/, ein manifest.json mit Prüfsumme je Datei und eine README.md mit der Beschreibung der Formate.
5. „Löschen“ nimmt das Paket sofort vom Server. Ohne das wird es nach sieben Tagen von selbst gelöscht.

Wenn es nicht funktioniert

Warum lässt sich kein Paket starten? Dann steht auf der Seite „Der Datendownload ist aus“, und die Regel ist unter den Compliance-Einstellungen abgewählt. Ist die Lizenz abgelaufen, zählt diese Abwahl nicht: das Paket bleibt erreichbar, weil die Einstellung dann nicht mehr geändert werden kann.

Was fehlt im Paket? Zugangsdaten, Zwei-Faktor-Geheimnisse und Freigabetoken, außerdem offene Sitzungen, Push-Registrierungen und das Versandprotokoll. Das Manifest benennt die ausgelassenen Tabellen und die gestrichenen Spalten mit Begründung.

Eine Datei fehlt im Archiv. Ein Dokument, das im Speicher nicht mehr liegt, wird gezählt und im Manifest benannt; der Lauf hält deswegen nicht an.

Vor dem Start

Melde dich als Administrator an. Der Systemstatus bleibt auch bei abgelaufener Lizenz erreichbar.

So gehst du vor

1. Öffne Administration → Systemstatus. Prüfe zuerst den Handlungsbedarf und den Zeitpunkt der letzten Prüfung.
2. Lies den Prüfhinweis beim betroffenen Dienst. E-Mail und LDAP prüfen die Erreichbarkeit; Eingerichtet bestätigt nur die Konfiguration. Öffne die zugehörigen Einstellungen für Anmeldungstests oder Änderungen.
3. Nutze Jetzt prüfen nach einer Änderung. Die automatische Aktualisierung läuft alle 30 Sekunden im sichtbaren Tab und lässt sich ausschalten.

Wenn es nicht funktioniert

Warum steht ein Dienst auf „Handlungsbedarf“, obwohl er läuft? Prüfe zuerst den Zeitpunkt der Prüfung: Nach einem fehlgeschlagenen Abruf bleiben die letzten Ergebnisse mit ihrem ursprünglichen Zeitpunkt stehen. Wähle „Jetzt prüfen“ oder schalte „Alle 30 Sekunden aktualisieren“ ein. Jede Karte führt über „Einstellungen öffnen“ direkt in den zuständigen Bereich der Systemeinstellungen.

Vor dem Start

Änderungen können Anmeldung, Mail, Hintergrundaufgaben und Erreichbarkeit beeinflussen. Sichere aktuelle Konfiguration und Backup, halte einen lokalen Administrationszugang bereit und plane ein Wartungsfenster.

Vor dem ersten Konto ist der Installationscode erforderlich. Nach der Einrichtung benötigen Änderungen eine bestätigte Administratorsitzung oder das lokale Administratorpasswort.

So gehst du vor

1. Wähle den gewünschten Bereich oder suche nach einer Einstellung. Blende erweiterte Einstellungen bei Bedarf ein. Im Assistenten zur Ersteinrichtung arbeitest du die Schritte nacheinander ab.
2. Prüfe öffentliche Web- und API-Adresse. Sie müssen für Browser und externe Rückrufe erreichbar sein und dürfen im Produktivbetrieb nicht auf localhost zeigen.
3. Teste Datenbank und gegebenenfalls Redis. Redis koordiniert Scheduler in mehreren API-Instanzen; bei einer einzelnen Instanz kann der lokale Modus ausreichend sein.
4. Konfiguriere SMTP-Absender und Zugangsdaten, versende eine Testmail und prüfe bei Bedarf die Webhooks. Ohne funktionsfähigen Mailversand bleiben Links zum Zurücksetzen von Passwörtern und geplante E-Mails aus.
5. Ergänze Angaben zur Bereitstellung, zum Metrikzugriff und zu den Rechtstexten. Mit Platzhaltern oder fehlenden Betreiberangaben ist die Installation noch nicht bereit für den Produktivbetrieb.
6. Lies vor dem Speichern die Vorschau der Änderungen. Sie stellt je Feld „Bisher“ neben „Neu“ und nennt darunter die Folge – etwa dass die API danach mit einer anderen Datenbank spricht, dass bereits verschickte Links und hinterlegte SSO-Rücksprungadressen ins Leere zeigen, dass der nächtliche Aufbewahrungslauf ältere Einträge löscht oder dass laufende Sitzungen früher enden.
7. Die vollständige Feldreferenz mit Pflichtstatus, Grenzen, Vorbelegung und der Bedeutung einer leeren Eingabe steht im Handbuch, Abschnitt 14.11 – Felder der Systemeinstellungen.
8. Bei einer Datenbankänderung oder einer verkürzten Aufbewahrung verlangt Inventonia unter „Bestätigung tippen“ eine wörtliche Eingabe: „DATENBANK ÄNDERN“ beziehungsweise „DATEN LÖSCHEN“. Zusätzlich gibst du dein aktuelles Administratorpasswort ein oder meldest dich erneut über LDAP oder SSO an.
9. Teste die geänderten Verbindungen und speichere den aktuellen Bereich. Entwürfe in anderen Bereichen bleiben erhalten. Die Vorschau nennt auch, ob ein Neustart nötig ist; verbindlich antwortet der Server beim Speichern.

Wenn es nicht funktioniert

Warum bleibt „Speichern“ gesperrt? Bei einer Datenbankänderung oder einer verkürzten Aufbewahrung musst du die verlangte Bestätigung wörtlich eintippen; Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle, der Text muss aber stimmen. Zusätzlich fehlt häufig das aktuelle Administratorpasswort oder die erneute Anmeldung über LDAP oder SSO. Ein Bereich lässt sich nur als Ganzes speichern – Entwürfe in anderen Bereichen bleiben erhalten.

Vor dem Start

Die jeweilige Lizenzfunktion und die Dokumentation des Identitätsdienstes werden benötigt. Richte die Integration zuerst in einer Testgruppe ein und behalte ein aktives lokales Administratorkonto.

So gehst du vor

1. Für LDAP wählst du ein passendes Schema, trägst Server, Bind-DN, Suchbasis, Filter und Attributzuordnung ein und verwendest TLS mit geprüfter Zertifikatskette. Ein Zertifikat kann über die Dateiauswahl übernommen werden.
2. Führe LDAP-Diagnosen für Verbindung, Bind, Suche und Zuordnung aus. Behebe jeden fehlgeschlagenen Schritt, bevor du automatische Synchronisation aktivierst.
3. Für SSO konfigurierst du Anbieterkennung, sichtbaren Namen, Issuer, Client-ID, Client-Secret, Scopes, Standardrolle und Freigabestatus. Die Rückrufadresse muss beim Anbieter exakt hinterlegt sein.
4. Wenn SCIM genutzt wird, aktiviere Provisioning erst mit eigenem Bearer-Token und kontrolliere den angezeigten Basisendpunkt. Der Identitätsdienst verwaltet dann Konten gemäß der konfigurierten Zuordnung.
5. Speichere, starte erforderliche Dienste neu und teste Anmeldung, Abmeldung, Rollenzuweisung, Kontoverknüpfung und Deaktivierung mit einem nicht privilegierten Testkonto.

Wenn es nicht funktioniert

Warum erscheint keine Anmeldeschaltfläche für den Anbieter? „Aktiviert“ erlaubt die technische Nutzung, sichtbar steuert die Schaltfläche auf der Anmeldeseite – beides muss gesetzt sein, und die Lizenzfunktion „Single Sign-on“ muss vorhanden sein. Bricht die Anmeldung ab, ist meist die Rückrufadresse beim Anbieter nicht zeichengenau hinterlegt; nach einer Änderung der öffentlichen Adresse musst du sie dort nachziehen.

Vor dem Start

LDAP muss lizenziert, gespeichert und diagnostisch erreichbar sein. Definiere vorab, welche Gruppen nur Personen, Konten bei Anmeldung oder vollständige Synchronisationskonten erzeugen sollen.

So gehst du vor

1. Prüfe Kennzahlen, Verbindung und Synchronisationsdiagnose. Hinweise führen bei Bedarf zu Systemeinstellungen, Benutzerkonten oder betroffenen Personen.
2. Suche eine LDAP-Gruppe, füge sie als Zuordnung hinzu und wähle Rolle, Bereitstellungsart und Aktivstatus. „Nur als Mitarbeitende synchronisieren“ erstellt kein Anmeldekonto und verbraucht keinen Sitz.
3. Prüfe die betroffene Gruppe, bevor du Zuordnungen änderst oder entfernst. Beim nächsten Lauf können sich dadurch Rollen, Konten oder der Personenbestand ändern.
4. Starte die Synchronisation und warte auf den Abschluss. Prüfe verarbeitet, zugeordnet, neu provisioniert, aktualisiert und übersprungen sowie konkrete Fehler.
5. Starte den Prüflauf. Bei einer Namensänderung wählst du, ob Inventonia den Verzeichnisnamen übernimmt oder den lokalen Namen behält. Bei entfernten Einträgen entscheidest du zwischen Behalten und Archivieren. Prüfe vorher die aktiven Zuweisungen.

Wenn es nicht funktioniert

Warum ändert ein Lauf nichts? Ein Lauf legt keine Zugänge an, die er nicht darf: Fehlen Gruppenzuordnung oder Anwendungszugriff, bleibt das Konto ohne Rolle und der Fall erscheint als Prüfhinweis. Fehlt der Bereich ganz, ist er Administratoren vorbehalten und an die Lizenzfunktion „LDAP / Active Directory“ gebunden.

Vor dem Start

API-Zugriff muss lizenziert sein. Die Integration benötigt einen technischen Eigentümer, einen klaren Datenzweck und ein eigenes Token mit minimaler Rolle und Ablaufdatum.

So gehst du vor

1. Öffne als Administrator die API-Dokumentation über die Navigation. Wähle dort Endpunkt, Schema der Anfrage, Antworttyp und mögliche Fehlercodes für deinen Anwendungsfall.
2. Erzeuge auf der Kontoseite ein eigenes Token für diese Integration. Begrenze Rolle und Berechtigungsumfang auf das Nötige, setze ein Ablaufdatum und hinterlege den Schlüssel sofort sicher in der Integration.
3. Übermittle das Token als Bearer-Token. Prüfe Ein- und Ausgaben und behandle Seitennavigation, zu viele Anfragen und Wiederholungen wie in der Dokumentation beschrieben.
4. Teste Lese- und gegebenenfalls Schreibzugriffe mit Testdaten. Dokumentiere Eigentümer, Tokenablauf, benötigte Rechte und das Vorgehen zum Sperren des Zugangs.

Wenn es nicht funktioniert

Warum antwortet die API mit einem Fehler? auth_unauthorized heißt abgelaufene oder ungültige Anmeldung, auth_forbidden fehlende Berechtigung des Kontos hinter dem Token, rate_limited zu viele Anfragen in kurzer Zeit und conflict ein zwischenzeitlich geänderter Datensatz. Fehlt der Bereich ganz, fehlt die Lizenzfunktion „API-Zugriff“.

Vor dem Start

Notiere vor dem Neuladen, welche Seite, welcher Datensatz und welche Aktion betroffen sind. Kopiere eine angezeigte Support-Kennung vollständig, aber keine Passwörter oder Tokens.

So gehst du vor

1. Prüfe zuerst, ob ein Suchbegriff, ein Filter, die „Sichtbarkeit“, ein Zeitraum oder die Seitenauswahl den erwarteten Datensatz ausblendet.
2. Prüfe deine Rolle, den Lizenzstatus und bei funktionsabhängigen Bereichen die freigeschalteten Merkmale. Eine nicht sichtbare Schreibaktion ist bei Leserechten erwartetes Verhalten.
3. Kontrolliere Netzwerkverbindung und Offline-Hinweis. Lade die Seite einmal neu, wenn keine ungespeicherten Eingaben bestehen. Sende eine schreibende Aktion nicht wiederholt, solange das Ergebnis unklar ist.
4. Öffne bei Importen, Inventuren, Wartung oder Synchronisation die jeweilige Detail- oder Statusansicht. Hintergrundvorgänge können warten, laufen, fehlschlagen oder abgebrochen sein.
5. Wenn der Fehler bestehen bleibt, dokumentiere Uhrzeit mit Zeitzone, Benutzerrolle, Pfad, Datensatzkennung, erwartetes und tatsächliches Verhalten, Support-Kennung und reproduzierbare Schritte.

Wenn es nicht funktioniert

Was bedeuten die häufigsten Meldungen? „Eingaben prüfen und erneut versuchen.“ ist ein Formularfehler und markiert die betroffenen Felder. „Für diese Aktion fehlt die Berechtigung.“ ist eine Rollen- oder Standortgrenze. „Die Daten wurden zwischenzeitlich geändert. Neu laden und erneut versuchen.“ heißt: jemand anderes war schneller – lade neu und prüfe, bevor du erneut speicherst. „Zu viele Anfragen. Kurz warten und erneut versuchen.“ verschwindet von selbst.

Vor dem Start

Lege Verantwortlichkeiten für Stammdaten, Zuweisungen, Importe, Inventuren und Datenschutz fest. Die Software kann widersprüchliche organisatorische Entscheidungen nicht automatisch auflösen.

So gehst du vor

1. Verwende pro physischem Gerät genau eine stabile Inventarnummer und pflege Seriennummern zusätzlich. Verwende keine Seriennummer als alleinige interne Identität.
2. Beende Zuweisungen durch Rücknahme oder Umhängen und verwende Statusänderungen für den tatsächlichen Zustand des Inventareintrags. Archivierung folgt erst, wenn operative Beziehungen geklärt sind.
3. Prüfe neue Kategorien, Pflichtfelder, Importzuordnungen und größere Sammelaktionen mit einer kleinen Stichprobe und einer zweiten fachkundigen Person.
4. Schreibe Notizen kurz, sachlich und zweckgebunden. Keine Diagnosen, privaten Informationen, Zugangsdaten oder nicht erforderlichen personenbezogenen Details erfassen.
5. Nutze Dashboard-Datenqualität, gespeicherte Ansichten, Berichtsvorlagen und regelmäßige Inventuren als wiederkehrende Kontrollen statt nur als einmalige Bereinigung.

Wenn es nicht funktioniert

Wo sehe ich, was unvollständig ist? Im Dashboard zeigen die Datenqualitätskarten die Fälle, und in der Inventarliste findest du dieselben Prüfungen unter „Datenqualität“: „Seriennummer fehlt“, „Standort fehlt“, „Ersatzplanung unvollständig“, „Wert nicht ermittelbar“, „Ausmusterungsnachweis unvollständig“ und „Zuordnungsstatus widersprüchlich“. Jede Auswahl öffnet genau die betroffenen Einträge.

Vor dem Start

Die Rechtsseiten geben die vom Betreiber konfigurierte Fassung wieder. Verbindliche Texte, Fristen und Zuständigkeiten müssen von der verantwortlichen Organisation freigegeben werden; diese Anleitung ist keine Rechtsberatung.

So gehst du vor

1. Prüfe Impressum, Datenschutz und Cookie-Hinweise nach Einrichtung und nach Änderungen an Betreiber, Hosting, Mail, LDAP, SSO, Webhooks oder Metriken.
2. Öffentliche Stellen tragen zusätzlich die Erklärung zur Barrierefreiheit ein: Stand, bekannte Abweichungen, Datum und Verfahren der Prüfung, Rückmeldeadresse und die zuständige Durchsetzungsstelle. Ohne Datum bleibt die Seite unveröffentlicht.
3. Trage eigene Nutzungsbedingungen ein, wenn Mitarbeitende die Regeln des Betriebs nachlesen sollen, etwa eine IT-Nutzungs- oder Geräterichtlinie. Ohne Text bleibt die Seite in dieser Sprache unveröffentlicht.
4. Erfasse personenbezogene Daten nur in den vorgesehenen Feldern und nur soweit für Inventarzuordnung, Kontakt oder Nachweis erforderlich.
5. Behandle Personendaten-, Audit-, Inventar- und Berichtsexporte als neue Dateien außerhalb von Inventonia. Begrenze Empfänger, Speicherort und Aufbewahrungsdauer und lösche sie nach Zweckfortfall.
6. Archiviere Einträge, die nicht mehr in Arbeitslisten erscheinen sollen. Eine Anonymisierung ist nur für bestätigte Datenminimierung gedacht. Halte Freigabe und Grund im vorgesehenen Ablauf fest, nicht als sensible Details im Freitext.
7. Prüfe offene Löschanfragen unter „Datenschutzanfragen“. Dokumentiere Entscheidung und Bearbeitungshinweis, bevor du die Anfrage abschließt oder ablehnst.

Wenn es nicht funktioniert

Warum kann ich eine Löschanfrage nicht allein abschließen? Eine Datenschutzanfrage durchläuft zwei Schritte von zwei verschiedenen Administratoren: erst „Prüfung dokumentieren“, dann durch eine andere Person „Abschluss freigeben“ oder „Ablehnen“. Stehen in Impressum oder Datenschutz noch Platzhalter, sind die Betreiberangaben unter „Systemeinstellungen“ im Bereich für Rechtliches und Aufbewahrung nicht gepflegt.